Feedbackgespräch

Was ist ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche können generell sowohl zwischen Führungskräften und Mitarbeitern als auch unter Kollegen stattfinden und sind fester Bestandteil der Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen. Sie werden zu verschiedenen Zeitpunkten wie nach Projektabschlüssen, bei regelmäßigen Leistungsbeurteilungen oder nach der Probezeit neuer Mitarbeiter geführt. Diese Gespräche bieten eine Plattform für den Austausch von Rückmeldungen zu Performance, Verhalten und der allgemeinen Arbeitssituation – mit dem Ziel, die berufliche und persönliche Entwicklung zu fördern. Durch die Bereitstellung von konstruktiver Kritik und Anerkennung ermöglichen sie einen offenen Dialog, in dem alle Beteiligten ihre Perspektiven und Erwartungen teilen können. Dies fördert die Zusammenarbeit an Lösungen und Verbesserungen. In einer Atmosphäre von Empathie und Klarheit unterstützen Feedbackgespräche eine positive und produktive Unternehmenskultur.

Vorteile von Feedbackgesprächen

Hier einige Vorteile des Führens von Feedbackgesprächen:

• Steigerung der Mitarbeitermotivation
• Klärung von Erwartungen
• Förderung der persönlichen Entwicklung
• Stärkung der Arbeitsbeziehungen
• Verbesserung der Teamleistung
• Erhöhung der Arbeitszufriedenheit
• Aufbau einer offenen Kommunikationskultur
• Frühzeitiges Erkennen und Lösen von Problemen

Feedbackgespräch vorbereiten

Das sorgfältige Vorbereiten ist das A und O für ein erfolgreiches Feedbackgespräch: Ähnlich wie Ihre Mitarbeiter sich Gedanken darüber machen, welche Punkte sie ansprechen möchten, ist es auch für Sie als Vorgesetzten essenziell, entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Beginnen Sie mit der Festlegung eines Termins, der sowohl für Sie als auch für das Teammitglied passt. Die Wahl des Ortes sollte ebenso bedacht werden, um eine angenehme und ungestörte Atmosphäre zu gewährleisten. Es ist wichtig, das Ziel des Feedbackgesprächs klar zu definieren und dessen Form festzulegen, ob persönlich, telefonisch oder online. Sollte das Gespräch online stattfinden, ist es entscheidend, den Link samt allen notwendigen Informationen rechtzeitig zu versenden. Bei Gruppengesprächen ist es notwendig, alle Teilnehmenden frühzeitig zu informieren.

Zur Vorbereitung als Vorgesetzter zählt ebenfalls die Durchsicht relevanter Unterlagen wie Beurteilungen, die Personalakte und gegebenenfalls Protokolle aus früheren Feedbackgesprächen. Die Planung der Protokollierung des Gesprächs gehört ebenso zu den vorbereitenden Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle besprochenen Punkte festgehalten werden. Darüber hinaus ist die Entscheidung des Inhalts unerlässlich. Machen Sie sich also Notizen zu den Themen, die Sie ansprechen möchten. Auch die Abstimmung mit Teamleitungen und anderen Vorgesetzten, deren Einschätzungen und Beurteilungen von Bedeutung sein können, sollte nicht vernachlässigt werden. Eine umfassende Vorbereitung bildet die Grundlage für ein konstruktives und zielgerichtetes Feedbackgespräch.

Inhalt und Leitfaden eines Feedbackgesprächs

Aber was genau gehört nun in ein Feedbackgespräch? Die Gestaltung erfordert eine durchdachte Herangehensweise, die sowohl die gegenwärtige Situation als auch zukünftige Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters berücksichtigt. Weiter unten im Text finden Sie ein praktisches, zusammenfassendes Schema. Aber hier haben wir Ihnen erst einmal einen detaillierten Leitfaden des Inhalts für ein umfassendes Feedbackgespräch aufgelistet:

1. Einstieg

Beginnen Sie das Feedbackgespräch mit einer herzlichen Begrüßung und initiieren Sie kurzen, unverfänglichen Smalltalk, das schafft eine entspannte und positive Atmosphäre. Dieser Schritt ist entscheidend, um eventuelle Anspannungen abzubauen und eine Grundlage für einen offenen Austausch zu legen. Erörtern Sie allgemeine Themen oder erkundigen Sie sich nach dem Befinden des Mitarbeitenden für ein Gefühl der Wertschätzung.

2. Analyse & Feedback

Fahren Sie fort mit einer detaillierten Analyse der aktuellen Arbeitsaufgaben des Angestellten. Besprechen Sie Erfolge und wie gut die gesetzten Ziele erreicht wurden. Nutzen Sie die Gelegenheit sowohl positives Feedback zu geben als auch Konstruktives zu äußern, wobei Sie spezifische Beispiele zur Veranschaulichung verwenden sollten. Fragen Sie den Arbeitnehmer im Feedbackgespräch nach der Arbeitszufriedenheit und nehmen Sie sich Zeit, um eventuelle Bedenken oder Vorschläge zu diskutieren.

3. Planung & Ziele

In dieser Phase sollten Sie gemeinsam Veränderungen und Anpassungen in den Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten besprechen, die sich aus der vorherigen Analyse ergeben haben. Formulieren Sie im Feedbackgespräch klare und messbare Ziele für den kommenden Zeitraum. Diskutieren Sie mit dem Mitarbeiter, welche Schritte notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen, und wie Sie als Vorgesetzter Unterstützung bieten können. Es ist wichtig, dass die neuen Herausforderungen realistisch sind und eine persönliche Entwicklung des Arbeitnehmers fördern.

4. Perspektive & Entwicklung

Erörtern Sie die beruflichen Perspektiven und die persönlichen Entwicklungswünsche des Mitarbeiters im Feedbackgespräch. Besprechen Sie mögliche Weiterbildungsmaßnahmen oder Qualifizierungen, die zur Erreichung dieser Ziele beitragen können, und erstellen Sie einen individuellen Förderplan. Dieser Teil des Feedbackgesprächs zeigt, dass das Unternehmen an der langfristigen Karriereentwicklung des Teammitglieds interessiert ist und bereit ist, in dessen Wachstum zu investieren.

5. Abschluss

Beenden Sie das Feedbackgespräch mit einem positiven Ausblick und bedanken Sie sich bei dem Mitarbeiter für dessen Offenheit und seinen Beitrag. Bestätigen Sie die wichtigsten Punkte, die besprochen wurden und die nächsten Schritte, die unternommen werden sollen. Dokumentieren Sie die vereinbarten Ziele und Maßnahmen, um sicherzustellen, dass beide Seiten klare Erwartungen haben und sich auf die Umsetzung der Pläne verpflichten.

Indem Sie diesen Leitfaden mit persönlichen Informationen und einem klaren Fokus auf die individuelle Entwicklung anwenden, schaffen Sie eine solide Basis für ein produktives und motivierendes Feedbackgespräch.

PHASE	INHALT
1. Einstieg	Begrüßung Smalltalk Atmosphäre schaffen
2. Analyse & Feedback	Aktuelle Arbeitsaufgaben Bisherige Erfolge Zielerreichung Eventuelle Kritikpunkte Arbeitszufriedenheit
3. Planung & Ziele	Veränderungen Aufgabenplanung Zielformulierung
4. Perspektive & Entwicklung	Berufliche Perspektiven Persönliche Wünsche Entwicklungsoptionen Weiterbildung Förderplanung
5. Abschluss	Dank Dokumentation

Darum sind regelmäßige Feedbackgespräche wichtig

Regelmäßiges Feedback ist das Fundament eines transparenten und leistungsorientierten Arbeitsklimas, das nicht nur die Brücke zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung schlägt, sondern auch ein Werkzeug für die persönliche und berufliche Entwicklung darstellt. Denn durch den kontinuierlichen Dialog in Feedbackgesprächen werden nicht nur Leistungen und Fortschritte sichtbar gemacht – es entsteht ein Rahmen für konstruktive Zusammenarbeit und individuelles Wachstum. Hier sind Gründe, warum kontinuierliche Rückmeldungsrunden so wichtig sind:

• Direkter Dialog fördert das Verständnis: Persönliche Feedbackgespräche ermöglichen einen unmittelbaren Austausch, der Missverständnisse minimiert und das Verständnis für die Perspektiven des Anderen vertieft. Sie bieten direktes Feedback und eine nuancierte Kommunikation, die über schriftliche Mittel hinausgeht.

• Objektivierung der Selbsteinschätzung: Regelmäßige Feedbackgespräche helfen Arbeitnehmern, eine realistische Sicht auf ihre eigenen Leistungen und Kompetenzen zu entwickeln.
• Erfolgskontrolle: Sie ermöglichen die Überprüfung, inwiefern gesetzte Ziele erreicht wurden, und dienen als Basis für weitere Planung.
• Vermeidung des Tunnelblicks: Durch den Austausch können sich Teammitglieder von einer zu engen Sichtweise lösen und ein breiteres Verständnis für ihre Arbeit und deren Auswirkungen entwickeln.
• Reflexion der Arbeitsweisen: Feedbackgespräche bieten die Möglichkeit, Arbeitsmethoden zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen, um Effizienz und Effektivität zu steigern.
• Überprüfung von Zielen: Sie unterstützen Mitarbeiter dabei, Ziele regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass diese noch immer relevant und erreichbar sind.
• Verbesserung der Zusammenarbeit: Durch Feedbackgespräche werden Kommunikation und Kooperation im Team gestärkt, was zu einer produktiveren Arbeitsumgebung führt.
• Motivation: Eine positive Rückmeldung kann motivieren und die Bindung an das Unternehmen sowie die Zufriedenheit im Job erhöhen.

Regelmäßige Feedbackgespräche sind unerlässlich, da sie eine fortlaufende Entwicklung, Anpassung und Verbindung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten fördern und somit die Grundlage für Ihre kontinuierlich wachsende und lernende Organisation bilden.

Feedbackgespräch mit neuem Mitarbeiter nach Probezeit

Das Feedbackgespräch nach der Probezeit eines neuen Mitarbeiters nimmt eine besondere Rolle im Onboarding-Prozess ein. Üblicherweise findet dieses Mitarbeitergespräch wichtige Gespräch kurz vor dem Ende der Probezeit, oft nach maximal 6 Monaten, statt. In diesem Rahmen haben beide Parteien die Gelegenheit, offen zu diskutieren, ob sowohl die fachliche Eignung als auch die zwischenmenschliche Harmonie den Erwartungen entsprechen und eine Fortsetzung der Zusammenarbeit wünschenswert ist.

In diesem Meeting steht nicht allein die Bewertung der bisherigen Leistung und des Verhaltens im Vordergrund. Vielmehr geht es darum, Perspektiven für die zukünftige Zusammenarbeit zu erörtern und abzugleichen, ob die Vorstellungen beider Seiten hinsichtlich der weiteren beruflichen Entwicklung übereinstimmen. Es ist essenziell, dass Sie als Vorgesetzter im Feedbackgespräch klare Vorstellungen und Optionen präsentieren, wie und in welcher Position der neue Mitarbeiter zukünftig im Unternehmen agieren könnte.

Arbeitsvertrag oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

Sollte die Entscheidung positiv ausfallen und beide Seiten eine Fortführung des Arbeitsverhältnisses anstreben, ist in der Regel keine Vertragsänderung nötig, und der bestehende, nun unbefristete Arbeitsvertrag bleibt gültig. Es bietet sich jedoch an, das Feedbackgespräch zum Anlass für Gehaltsverhandlungen zu nehmen, denn die erfolgreiche Probezeit unterstreicht Ihre Zufriedenheit mit der Leistung des neuen Mitarbeiters. Im Falle einer nicht zufriedenstellenden Probezeit muss eine Kündigung ausgesprochen werden, was auch am letzten Tag mit einer Frist von 2 Wochen erfolgen kann.

Proaktiver Ansatz:

Ein proaktives Vorgehen, bei dem bereits zur Halbzeit der Probezeit ein erstes Feedbackgespräch geführt wird, kann für beide Seiten vorteilhaft sein. Dieses Zwischengespräch dient nicht der Entscheidung über Verbleib oder Ausscheiden, sondern bietet eine Plattform für negatives Feedback und ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter, sich frühzeitig anzupassen und zu verbessern.

Die Vorbereitung und Durchführung dieser Feedbackgespräche folgt dem gleichen Leitfaden wie reguläre Feedbackrunden, legt jedoch einen besonderen Fokus auf die Weichenstellung für die Zukunft.

Checkliste für Feedbackgespräch mit Mitarbeiter

Nutzen Sie unsere sorgfältig ausgearbeitete Checkliste, um Feedbackgespräche mit Mitarbeitern effizient und wirkungsvoll zu führen.

1. Vorbereitung und Planung:
• Ort und Zeit festlegen
• Teilnehmer informieren
• Unterlagen vorbereiten
• Hilfsmittel und technische Geräte bereitstellen
2. Feedbackgespräch Inhalt mit Leitfaden planen:
• Anlass und Ziele definieren
• Gesprächsthemen auflisten
• Informationen über den Mitarbeiter sammeln
• Argumente, Einwände mit Antworten vorbereiten
• Eigene Einstellung zum Angestellten überprüfen
3. Nachbereitung:
• Reflexion über das Führen des Feedbackgesprächs
• Protokoll festhalten
• Umsetzung unterstützen und verfolgen

Bei Einhaltung dieser Checkliste gelingt Ihnen eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung von Feedbackgesprächen. Außerdem vermeiden Sie so absolute No-Gos, wie fehlende Empathie und das Übergehen von Mitarbeiterbedürfnissen. Als Nächstes stellen wir Ihnen noch relevante Fragen vor, die als Richtschnur für erfolgreiche Feedbackgespräche dienen.

Fragen für Feedbackgespräch mit Mitarbeiter

Die Auswahl der richtigen Fragen im Feedbackgespräch mit Mitarbeitern ist entscheidend, da sie nicht nur den Rahmen für konstruktive Rückmeldungen setzt, sondern auch die Tiefe und Qualität des Dialogs maßgeblich beeinflusst. Wir haben für Sie einen Katalog an möglichen Fragen zur Orientierung zusammengestellt:

Persönliche Entwicklung:

• Gibt es etwas, das Ihnen auf der Seele brennt, bevor wir beginnen?
• Was sehen Sie als Ihr größtes Erfolgserlebnis in den letzten Monaten an?
• In welchen Bereichen sehen Sie Verbesserungsbedarf bei sich selbst?
• Was macht Sie an Ihrem Arbeitsplatz effizienter und effektiver?

Karriere und Zukunftspläne:

• Wie stimmen Ihre persönlichen Ziele mit denen des Unternehmens überein?
• Welche Rolle möchten Sie als Nächstes im Unternehmen übernehmen?
• Gibt es Entwicklungsmöglichkeiten oder Weiterbildungen, die das Unternehmen anbieten kann, die Sie interessieren würden?
• Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen, und wie können wir Ihnen helfen, diese Hindernisse zu überwinden?

Team und Zusammenarbeit:

• Denken Sie, dass Ihr Team gut zusammenarbeitet? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?
• Wenn Sie einen Aspekt Ihrer derzeitigen Rolle ändern könnten, was wäre das?
• Was war Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung für das kommende Jahr?
• Gibt es spezifische Aspekte der Teamdynamik oder des Betriebsklimas, die Sie verbessern möchten?

Feedback und Unternehmenskultur:

• Was ist Ihrer Meinung nach das Ziel dieses Mitarbeitergesprächs?
• Wenn Sie auf höherer Ebene etwas ändern könnten, was wäre das und wie würden Sie es umsetzen?
• Was gefällt Ihnen am meisten am Unternehmen und was vermissen Sie?
• Welche Rolle sehen Sie sich in der Zukunft des Unternehmens spielen?

Integrieren Sie also unseren Leitfaden zum Inhalt, die Checkliste und unsere Auswahl an Fragen in Ihre Feedbackgespräche mit Mitarbeitern – dann sind Sie bestimmt optimal vorbereitet, um diese effektiv zu führen. Unser Ansatz garantiert, dass Ihre Gespräche einen wertvollen Beitrag zur Förderung der Mitarbeiterentwicklung und der positiven Unternehmenskultur leisten. Informieren Sie sich doch auch über Feedbackmethoden, um eine emphatische und wirksame Feedbackkultur zu schaffen.

Key Takeaways

• Ein Feedbackgespräch ist ein Dialog, der darauf abzielt, Leistungen zu bewerten, Entwicklungsmöglichkeiten zu erkunden und Ziele zu setzen.
• Die Vorbereitung eines Feedbackgesprächs umfasst dessen klare Zielsetzung, Strukturierung und Bereitstellung relevanter Unterlagen.
• Der Inhalt eines Feedbackgesprächs kann über einen Leitfaden definiert werden, um den Rahmen und die Richtung der Unterhaltung sicherzustellen.
• Regelmäßige Feedbackgespräche sind essenziell, da sie kontinuierliches Lernen fördern, die Mitarbeiterbindung stärken und eine offene Kommunikationskultur etablieren.
• Ein Feedbackgespräch nach der Probezeit mit einem neuen Mitarbeiter dient dazu, dessen Eignung und die Zukunftsperspektiven zu evaluieren.
• Unsere Checkliste für das Feedbackgespräch mit Mitarbeitern strukturiert dessen Vorbereitung und Durchführung.
• Fragen im Feedbackgespräch mit Mitarbeitern lenken den Dialog und schaffen eine Basis für gegenseitiges Verständnis und Verbesserung.