Verpflegungsmehraufwand

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die zusätzlichen Kosten, die entstehen, wenn Ihre Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind und sich nicht zu Hause verpflegen können. Die Definition ist simpel: Bei dem Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um die Reisekostenerstattung für die höheren Ausgaben, die durch Mahlzeiten während einer Dienstreise anfallen. Diese Ausgaben lassen sich nicht immer vermeiden und unterscheiden sich oft deutlich von den normalen Verpflegungskosten zu Hause.

Unter den Verpflegungsmehraufwand fallen verschiedene Arten von Ausgaben. Dazu gehören Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie Snacks und Getränke, die unterwegs konsumiert werden. Wichtig ist, dass diese Kosten im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit stehen. Dazu zählen also nicht nur Restaurantbesuche, sondern auch Einkäufe in Supermärkten oder an Bahnhöfen.

Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten: Der Verpflegungsmehraufwand wird in Deutschland durch gesetzliche Pauschalen geregelt. Diese Verpflegungspauschalen orientieren sich an der Dauer der Dienstreise und dem Zielort. Innerhalb Deutschlands gelten andere Sätze als bei Reisen ins Ausland. Diese Pauschalen erleichtern die Abrechnung und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter fair entschädigt werden, ohne dass jeder Beleg einzeln geprüft werden muss – detaillierte Infos dazu folgen weiter unten.

Die klare Regelung der Verpflegungsmehraufwendung schafft Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand. Ihre Mitarbeiter können sich so auf ihre Aufgaben konzentrieren, ohne sich über finanzielle Unklarheiten Gedanken machen zu müssen. Sie als Arbeitgeber profitieren von zufriedenem Personal und einer einfachen Abrechnung. Der Verpflegungsmehraufwand ist somit ein wichtiges Instrument für effizientes und angenehmes Reisen.

Wann besteht Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?

Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht, sobald Ihre Mitarbeiter beruflich länger als 8 Stunden unterwegs sind und sich nicht an ihrer Wohnung oder ihrem festen Arbeitsplatz aufhalten. Das gilt auch, wenn die Arbeitszeit durch mehrere kurze Dienstreisen an einem Tag zustande kommt. Hierbei werden die Stunden summiert.

Für langfristige Auswärtstätigkeiten gibt es spezielle Regelungen: Mehraufwendungen für Verpflegungen werden nur für die ersten 3 Monate anerkannt. Danach muss die Tätigkeit für mindestens 4 Wochen wieder an der ersten Arbeitsstätte aufgenommen werden, um den Anspruch erneut geltend zu machen. Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankmeldung zählen ebenfalls dazu.

Laut § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG und § 9 Abs. 5 EStG lassen sich nicht alle Verpflegungskosten voll absetzen, sondern nur die gesetzlich festgelegten Pauschbeträge. Pauschbeträge sind feste Sätze, die den Verpflegungsmehraufwand abdecken, ohne dass Belege eingereicht werden müssen. Diese Pauschbeträge helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter unkompliziert entschädigt werden.

Regelungen zur Tätigkeitsstätte

Die Regelungen zur Tätigkeitsstätte sind für Arbeitgeber besonders wichtig, um den Verpflegungsmehraufwand korrekt abzurechnen. Die erste Tätigkeitsstätte eines Mitarbeiters ist der Ort, an dem er mindestens ein Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit verbringt. Diese muss eine ortsfeste, betriebliche Einrichtung sein, die vom Arbeitgeber arbeitsrechtlich zugewiesen wurde und zumindest teilweise als Arbeitsort genutzt wird.

Wesentliche Merkmale:

• Ortsfeste, betriebliche Einrichtung: Der Arbeitsplatz muss festgelegt und nicht mobil sein.
• Arbeitsrechtliche Zuordnung: Der Arbeitgeber weist den Arbeitsplatz eindeutig zu.
• Nutzung als Arbeitsort: Der Mitarbeiter arbeitet dort mindestens teilweise.

Für Mitarbeiter, die regelmäßig zwischen verschiedenen Standorten wechseln, gilt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit. Diese Regelung ermöglicht es, Verpflegungskosten während der Reisen als Verpflegungsmehraufwand anzurechnen.

Auch Lkw-Fahrer, die keinen festen Arbeitsort haben und viel unterwegs sind, profitieren von den Verpflegungspauschalen. Zusätzlich können sie eine Übernachtungspauschale von 9 Euro pro Tag geltend machen, wenn sie in ihrer Fahrerkabine übernachten.

Indem Sie diese Regelungen beachten, sichern Sie eine korrekte Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter fair entschädigt werden. Dies steigert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern stärkt auch die Mitarbeiterbindung. So bleiben Ihre Angestellten motiviert und zufrieden, während Sie den administrativen Aufwand minimieren.

Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen – was gilt?

Um den Verpflegungsmehraufwand von der Steuer abzusetzen, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Ihre Mitarbeiter können ihre privaten Verpflegungskosten während einer Dienstreise absetzen, sofern ein beruflicher Grund für die Auswärtstätigkeit vorliegt. Dabei handelt es sich nicht um Betriebsausgaben, sondern um rein private Ausgaben für Mahlzeiten, die normalerweise nicht absetzbar sind. Geschäftsessen sind hiervon ausgenommen – diese lassen sich separat über Bewirtungsbelege absetzen.

Welche beruflichen Auswärtstätigkeiten fallen darunter? Hier sind einige typische Beispiele:

• Kunden- oder Lieferantenbesuche: Ihre Mitarbeiter reisen, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder neue Kontakte zu knüpfen.
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten: Ihre Mitarbeiter pendeln zwischen verschiedenen Standorten Ihres Unternehmens.
• Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen oder Messen: Ihre Mitarbeiter nehmen an Veranstaltungen teil, um ihr Wissen zu erweitern und neue Entwicklungen in der Branche kennenzulernen.

In Deutschland gelten feste Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten, die Ihnen die Abrechnung erleichtern:

• Ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro pro Tag
• Mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden: 14 Euro pro Tag
• An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: 14 Euro pro Tag

Diese Verpflegungspauschalen sind verbindlich und sorgen dafür, dass Ihre Angestellten fair entschädigt werden, ohne dass jeder einzelne Beleg geprüft werden muss. Sollten die Verpflegungskosten höher ausfallen, können diese nur dann abgesetzt werden, wenn während der Dienstreise ein Geschäftspartner bewirtet wird.

Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht die Anwendung: Ein Mitarbeiter reist für eine zweitägige Weiterbildung von Berlin nach Köln. Der erste und letzte Tag gelten als An- und Abreisetag. Das Mittagessen am vollen Tag ist im Hotelpreis enthalten, das Frühstück zahlt der Mitarbeiter selbst. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

• An- und Abreisetag: 2 x 14 Euro = 28 Euro
• Voller Tag: 28 Euro - 40 % für das Mittagessen (11,20 Euro) = 16,80 Euro

Damit ergibt sich eine erstattungsfähige Verpflegungspauschale von insgesamt 44,80 Euro.

Falls Ihr Unternehmen die Mahlzeiten während der Dienstreise stellt, wird der Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürzt:

• Frühstück: Kürzung um 20 % (5,60 Euro bei Inlandsreisen)
• Mittag- oder Abendessen: Kürzung um 40 % (11,20 Euro bei Inlandsreisen)

Durch diese klaren Regelungen können Sie den Verpflegungsmehraufwand korrekt von der Steuer absetzen und Ihren Arbeitnehmern den Aufwand der Verpflegung während ihrer Dienstreisen erleichtern. Eine korrekte Handhabung dieser Pauschalen sorgt nicht nur für Transparenz und Fairness, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand und hält Ihre Mitarbeiter motiviert und zufrieden.

Verpflegungsmehraufwendung nachweisen

Um den Verpflegungsmehraufwand abzusetzen, müssen Unternehmen und ihre Angestellten die Ausgaben sorgfältig in der Reisekostenabrechnung erfassen. Wichtige Angaben dabei sind:

• Abfahrtsdatum und -uhrzeit: Beginn der Reise
• Reisezweck: Klare Angabe des geschäftlichen Anlasses
• Rückkehrdatum und -uhrzeit: Ende der Reise

Die Methode zur steuerlichen Absetzung hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind oder eine Bilanz erstellen, führen die Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf. Andere Betriebe, die eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen, erfassen die Kosten dort.

Wichtig zu wissen ist, dass Verpflegungsmehraufwendungen keine Umsatzsteuer enthalten, daher ist ein Vorsteuerabzug bei diesen Ausgaben nicht möglich. Für die Steuererklärung nutzen viele Unternehmen das Elster-Formular. Der Verpflegungsmehraufwand wird im Formular N in den Zeilen 52 bis 54 eingetragen, für Dienstreisen ins Ausland in Zeile 55. Angestellte, deren Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht übernimmt, können diese Ausgaben als Werbungskosten absetzen.

Ein praktischer Tipp: Bewahren Sie alle Belege der Ausgaben Ihrer Angestellten auf oder pflegen Sie diese in einer Reisekosten-Software ein. Das schafft Klarheit und erleichtert die Nachweispflicht.

Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Wie lange können Sie Verpflegungspauschalen geltend machen? Bei Dienstreisen, die länger als 90 Tage dauern, kann der Verpflegungsmehraufwand für die ersten drei Monate angerechnet werden. Wird die dienstliche Abwesenheit für vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut. Üblicherweise legen Unternehmen in ihren Reiserichtlinien fest, bis wann der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet sein muss. Meist gilt eine Karenzzeit von sechs Monaten.

Mit einer klaren Dokumentation und der Beachtung der genannten Punkte stellen Sie sicher, dass der Verpflegungsmehraufwand korrekt und effizient abgerechnet wird. Dies unterstützt nicht nur die Transparenz, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und die Effizienz Ihres Unternehmens.

Key Takeaways

• Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die steuerlich abzugsfähigen Kosten, die einem Arbeitnehmer für Verpflegung während einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit entstehen.
• Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht, sobald Ihre Mitarbeiter beruflich länger als 8 Stunden unterwegs sind und sich nicht an ihrem festen Arbeitsplatz aufhalten.
• Verpflegungspauschalen: 28 Euro pro Tag bei über 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro bei 8-24 Stunden sowie 14 Euro für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.
• Um den Verpflegungsmehraufwand abzusetzen, müssen die Reisezeiten und der geschäftliche Zweck genau dokumentiert und die Ausgaben in der Reisekostenabrechnung erfasst werden.