Digitale Personalakte

Einführung in die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte repräsentiert einen bedeutenden Schritt in der Evolution der Human-Resources-Technologie, indem sie traditionelle, papierbasierte Personalakten in das digitale Zeitalter überführt. Seit ihrer Einführung in den frühen 2000er Jahren hat sie sich zu einer grundlegenden Komponente moderner HR-Tech entwickelt und wird als deren Kern angesehen. Als digitales Pendant der klassischen Personalakte ermöglicht sie eine effiziente, sichere und zentralisierte Speicherung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten in elektronischer Software-Form.

Im Kontext der stetig fortschreitenden Digitalisierung des HR ist die digitale Personalakte mehr als nur eine Alternative zur physischen Dokumentation; sie ist vielmehr eine essenzielle Grundlage für die Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen. Durch ihre Integration in breitere Personalmanagement-Softwarelösungen dient sie als zentrale Datenquelle, die nahtlos mit anderer HR-Software interagiert. Dies ermöglicht es Arbeitgebern nicht nur, administrative HR-Aufgaben effizienter zu gestalten, sondern auch strategische Entscheidungen auf der Basis von zugänglichen, gut organisierten und aktuellen Mitarbeiterinformationen zu treffen. In diesem Sinne bildet die digitale Personalakte das Herzstück der HR-Tech-Landschaft, das die Transformation von Personalabteilungen in strategischere, datengesteuerte Funktionen innerhalb Ihres Unternehmens vorantreibt.

Vorteile der digitalen Personalakte

Die Umstellung auf digitale Personalakten mithilfe spezialisierter Software bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Digitalisierung von Papierdokumenten hinausgehen. Die Personalakte-Software revolutioniert die Art und Weise, wie Sie als Arbeitgeber Mitarbeiterinformationen speichern, verwalten und darauf zugreifen. Im Folgenden erörtern wir für Sie die wesentlichen Vorteile der Umstellung auf digitale Personalakten:

• Verbesserte Zugänglichkeit und Organisation

Digitale Personalakten ermöglichen es Ihren HR-Teams und berechtigten Mitarbeitern, von überall und jederzeit auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Die zentrale Speicherung in der Cloud oder auf internen Servern erleichtert die Suche und den Abruf von Informationen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

• Höhere Sicherheit und Datenschutz

Moderne Software für digitale Personalakten bieten fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Dies schützt sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff und Verlust und unterstützt die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO.

• Kosteneinsparungen

Die Digitalisierung von Personalakten reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz und den damit verbundenen Kosten. Zudem entfallen Aufwendungen für Druck- und Versandprozesse, da Dokumente digital erstellt, geteilt und unterschrieben werden können.

• Effizienzsteigerung

Automatisierte Workflows und die einfache Integration mit anderen HR-Systemen, wie zum Beispiel der Gehaltsabrechnung, erleichtern routinemäßige Verwaltungsaufgaben.

• Nachhaltigkeit

Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch die Verwendung digitaler Akten unterstützt nicht nur umweltfreundliche Unternehmenspraktiken, sondern verbessert auch das öffentliche Image des Unternehmens.

• Verbesserte Compliance und Revisionssicherheit

Digitale Personalakte-Softwares gewährleisten, dass alle Dokumente und Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -standards gespeichert werden. Die Möglichkeit, Änderungsprotokolle und Zugriffshistorien zu führen, erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

• Zugriff auf Echtzeit-Daten und Berichterstellung

Die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten in Echtzeit zu analysieren und individuelle Berichte zu erstellen, bietet wertvolle Einblicke in die Belegschaft. Dies unterstützt datengetriebene Entscheidungsprozesse in der Personalverwaltung.

• Erleichterte Kommunikation und Zusammenarbeit

Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird verbessert. Durch die digitale Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen können Teams effektiver zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem physischen Standort. HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeiter profitieren von einem vereinfachten Zugriff auf benötigte Dokumente und Informationen, was die Abstimmungsprozesse beschleunigt und die Produktivität steigert.

Insbesondere ermöglicht die digitale Personalakte eine nahtlose Integration mit HR-Tools, wodurch Informationsaustausch und -fluss innerhalb des Unternehmens gefördert werden. Dies führt zu einem transparenteren und inklusiveren Arbeitsklima, in der Entscheidungen schneller getroffen und Prozesse agiler gestaltet werden können. Somit tragen digitale Personalakten nicht nur zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung bei, sondern fördern auch eine Unternehmenskultur der Offenheit und Zusammenarbeit.

Aufbau & Inhalt der digitalen Personalakte

Die Struktur und der Inhalt der digitalen Personalakte sind sorgfältig darauf ausgerichtet, sowohl die organisatorischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens als auch die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Durch den strategischen Aufbau digitaler Personalakten wird eine solide Grundlage für das Personalmanagement geschaffen, die es ermöglicht, Informationen schnell zu finden und sicher zu speichern. Die Struktur jeder Akte ist so konzipiert, dass sie eine intuitive Navigation und einen einfachen Zugriff bietet.

1. Grundlegende Mitarbeiterinformationen
• Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten
• Sozialversicherungs- und Steuerdaten: Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer
• Arbeitsvertragliche Daten: Vertragsbeginn, -art, Position, Abteilung, Gehalt
• Erweiterte persönliche Informationen: Sprachkenntnisse, besondere Fähigkeiten, Notfallkontakte
2. Berufliche Entwicklung
• Lebenslauf: Bildungsweg, frühere Arbeitgeber, besondere Qualifikationen
• Zertifikate und Abschlüsse: Weiterbildungsnachweise, Zertifizierungen
• Leistungsbeurteilungen: Jährliche Bewertungen, Zielvereinbarungen
• Detaillierte berufliche Dokumentation: Projektbeteiligungen, Auszeichnungen, Publikationen
3. Verwaltungsdokumente
• Anwesenheitsdaten: Arbeitszeiten, Überstunden
• Urlaubsanträge und Krankmeldungen: Genehmigte Urlaubstage, Krankheitstage
• Fehlzeiten: Elternzeit, Sabbaticals
• Umfassende Verwaltungsdaten: Detaillierte Zeit- und Leistungserfassung, Informationen über Arbeitsmittel
4. Rechtliche und Compliance-relevante Dokumente
• Arbeitserlaubnisse: Visumsinformationen für internationale Mitarbeiter
• Unterschriebene Vereinbarungen: Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsverpflichtungen
• Sicherheitsunterweisungen: Dokumentierte Schulungen und Unterweisungen
• Compliance und Sicherheit: Datenschutzschulungen, Audit-Protokolle
5. Integration mit anderen Systemen
• Gehaltsabrechnung: Verknüpfungen zu Buchhaltungsoftware
• Feedback-Systeme: Mitarbeiterbefragungen, 360-Grad-Feedback
• Integration und Automatisierung: Schnittstellen zu anderen Management-Systemen, automatisierte Onboarding-Verfahren
6. Innovative Technologien
• KI und Machine Learning: Analyse der Mitarbeiterentwicklung, Vorhersage von Karrierewegen
• Blockchain: Verifizierung von Zertifikaten und Qualifikationen
• Echtzeit-Datenanalyse: Berichterstattung und Dashboard-Funktionen für HR-Metrics

Diese detaillierte Struktur und Aufbau digitaler Personalakten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, eine effektive und effiziente Personalverwaltung zu betreiben. Die Inhalte werden nicht nur organisch in das Gesamtsystem integriert, sondern auch so verwaltet, dass sie den Anforderungen der Datensicherheit und des Datenschutzes gerecht werden.

Durch die Anpassung und Erweiterung des Inhalts können Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Personalakten alle notwendigen Informationen enthalten, um sowohl den täglichen Betrieb als auch langfristige strategische Entscheidungen zu unterstützen.

Vergleich von digitaler Personalakten-Software

In der vielfältigen Landschaft der Anbieter für digitale Personalakte-Softwares findet jedes Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder spezifischen Bedürfnissen – die passende Lösung. Angesichts der breiten Palette an Optionen mag die Auswahl zunächst eine Herausforderung darstellen. Doch indem Sie sich an bestimmten Schlüsselpunkten orientieren, können Sie den Auswahlprozess systematisch angehen und eine fundierte Entscheidung treffen. Diese Leitlinien bieten Ihnen einen strukturierten Rahmen, um die Funktionalitäten, die technische Ausführung und den Serviceumfang der verschiedenen Softwarelösungen zu vergleichen.

1. Funktionalität und Leistungsumfang

• Kernfeatures: Vergewissern Sie sich, dass die Software grundlegende Funktionen wie das Dokumentenmanagement, die sichere Datenspeicherung und den einfachen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen bietet.
• Erweiterte Funktionen: Prüfen Sie, ob Zusatzfunktionen wie Workflow-Automatisierung, Compliance-Management und Analytik-Tools verfügbar sind, die zur Effizienzsteigerung beitragen können.

2. Bedienkomfort

• Benutzeroberfläche: Eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche erleichtert die tägliche Arbeit und reduziert den Schulungsaufwand.
• Anpassbarkeit: Überprüfen Sie, inwiefern sich die Software an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen lässt, zum Beispiel durch anpassbare Formulare oder Berichte.
• Mobile Anwendung: Stellen Sie sicher, dass die Software über eine mobile Anwendung oder eine mobile-freundliche Webversion verfügt, um den Zugriff von überall zu ermöglichen.
• Personalisierung: Untersuchen Sie, inwieweit die Benutzeroberfläche für unterschiedliche Nutzergruppen innerhalb Ihres Unternehmens personalisiert werden kann.

3. Integration und Kompatibilität

• Systemintegration: Wichtig ist, dass die digitale Personalakte nahtlos in Ihre bestehende HR-Softwarelandschaft integriert werden kann, einschließlich Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement und anderen HR-Systemen.
• Datenmigration: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter Unterstützung bei der Übertragung bestehender Daten in das neue System bietet.
• Implementierungszeitraum: Erkundigen Sie sich nach dem erwarteten Zeitrahmen für die Implementierung und ob der Anbieter Unterstützung beim Übergang von einem bestehenden System bietet.

4. Sicherheit und Datenschutz

• Datensicherheit: Achten Sie auf hohe Sicherheitsstandards, einschließlich Verschlüsselung, sicheren Datenübertragungen und regelmäßigen Sicherheitsaudits.
• Compliance: Die Software sollte die Einhaltung relevanter Datenschutzgesetze wie der DSGVO sicherstellen.
• Audit-Logs: Überprüfen Sie, ob die Software detaillierte Audit-Logs bereitstellt, die für interne Überprüfungen oder Compliance-Nachweise notwendig sind.

5. Kosten und Preis-Leistungs-Verhältnis

• Preismodell: Vergleichen Sie die Kostenstruktur, inklusive Setup-Gebühren, monatlicher oder jährlicher Lizenzgebühren und eventuellen Kosten für zusätzliche Dienstleistungen.
• ROI: Bewerten Sie das Return-on-Investment beziehungsweise das Preis-Leistungs-Verhältnis im Hinblick auf die gebotenen Funktionen und den erwarteten Nutzen für Ihr Unternehmen.

6. Kundensupport und Service

• Supportleistungen: Guter Kundenservice ist essenziell. Informieren Sie sich über Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Supportkanäle.
• Schulungsressourcen: Prüfen Sie, ob der Anbieter Schulungen, Tutorials und andere Ressourcen zur Verfügung stellt, um einen reibungslosen Übergang und effiziente Nutzung der Software zu gewährleisten.

7. Anbieterreputation und Kundenfeedback

• Marktpräsenz: Berücksichtigen Sie die Erfahrung und Stabilität des Anbieters im Markt.
• Roadmap und Entwicklung: Erfragen Sie die Produkt-Roadmap, um zu sehen, wie der Anbieter plant, die Software weiterzuentwickeln und welche neuen Funktionen zu erwarten sind.
• Kundenbewertungen: Suchen Sie nach Erfahrungsberichten und Bewertungen anderer Unternehmen, um Einblicke in die Zuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit zu erhalten.

8. Technische Spezifikationen und Architektur

• Cloud vs. On-Premises: Entscheiden Sie, ob eine Cloud-basierte Lösung oder eine vor Ort installierte Software besser zu Ihrer IT-Strategie passt. Beachten Sie dabei Aspekte wie Zugänglichkeit, Skalierbarkeit und IT-Sicherheit.
• APIs und Erweiterbarkeit: Überprüfen Sie, ob die Software über offene APIs (Application Programming Interfaces) verfügt, die es erlauben, sie mit anderen Systemen zu verknüpfen oder durch Drittanbieter-Apps zu erweitern.

So stellen Sie sicher, dass der gewählte Software-Anbieter für digitale Personalakten nicht nur zu Ihrer aktuellen Situation passt, sondern auch das Potenzial hat, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und sich anzupassen. Indem Sie unsere Vergleich-Checkliste nutzen, können Sie sich durch das reichhaltige Angebot navigieren und die Software finden, die zu Ihren Anforderungen und Zielen passt.

Datenschutz und Revisionssicherheit

Datenschutz und Revisionssicherheit sind zentrale Aspekte beim Einsatz digitaler Personalakten in Ihrem Unternehmen. Diese Themen gewinnen insbesondere vor dem Hintergrund strenger Datenschutzgesetze wie der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bedarf nach einer zuverlässigen Dokumentation für interne sowie externe Prüfungen an Bedeutung. Für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig, diese Aspekte sorgfältig zu berücksichtigen, um rechtliche Konformität sicherzustellen und die Integrität Ihrer Unternehmensprozesse zu gewährleisten.

Datenschutz bei digitalen Personalakten

• Einwilligung der Mitarbeiter: Vor der Digitalisierung und Speicherung persönlicher Daten in digitalen Personalakten muss die explizite Einwilligung der Mitarbeiter eingeholt werden.
• Zugriffsrechte und -kontrolle: Der Zugang zu digitalen Personalakten muss streng kontrolliert und auf Personen beschränkt werden, die aufgrund ihrer beruflichen Aufgaben Zugriff benötigen. Die Vergabe von Zugriffsrechten muss dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.
• Datensicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Authentifizierungsmethoden und regelmäßige Sicherheitsaudits sind erforderlich, um die Sicherheit der gespeicherten Daten zu gewährleisten.

Revisionssicherheit digitaler Personalakten

• Unveränderbarkeit: Digitale Personalakten müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen oder Löschungen der Daten nachvollziehbar sind oder verhindert werden, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff auf die Akten und jede Änderung an den Dokumenten muss protokolliert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen.
• Langzeitarchivierung: Digitale Personalakten müssen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinaus in einem format- und medienbruchfreien Zustand aufbewahrt werden, um jederzeit lesbar und auswertbar zu sein.

Aufbewahren von Originalen neben digitaler Personalakte

Trotz Einsatz der digitalen Personalakte gibt es bestimmte Dokumente, die im Original aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft vor allem Unterlagen, für die gesetzliche Vorgaben die Aufbewahrung in physischer Form fordern, wie zum Beispiel:

• Unterschriebene Arbeitsverträge: Arbeitsverträge müssen oft in Papierform aufbewahrt werden, da sie als Beweismittel bei rechtlichen Auseinandersetzungen dienen können.
• Bescheinigungen und Zeugnisse: Bestimmte Zertifikate, Diplome und qualifizierende Bescheinigungen müssen im Original aufbewahrt werden, um deren Echtheit nachweisen zu können.
• Dokumente mit besonderen rechtlichen Anforderungen: Dazu zählen beispielsweise Urkunden oder Dokumente, die notariell beglaubigt wurden.

Als Arbeitgeber müssen Sie eine klare Strategie für den Umgang mit digitalen Personalakten entwickeln, die sowohl den Datenschutz als auch die Revisionssicherheit gewährleistet. Zusätzlich müssen Sie genau verstehen, welche Dokumente für die digitale Personalakte noch im Original benötigt werden, um juristischen Herausforderungen vorzubeugen und die Stabilität ihrer HR-Abläufe zu sichern.

Key Takeaways

• Digitale Personalakten transformieren die HR-Verwaltung durch schnellere, papierlose Prozesse und zentralisierten Zugriff auf Mitarbeiterdaten.
• Sie steigern die Effizienz und fördern die Datensicherheit im Personalmanagement.
• Eine strukturierte digitale Personalakte enthält Mitarbeiterinformationen, Dokumente zur beruflichen Entwicklung und rechtlich relevante Unterlagen.
• Die Auswahl der passenden Software erfordert einen Vergleich basierend auf Funktionalität, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.
• Sicherheitsmaßnahmen und die gesetzlichen Vorgaben sind entscheidend für die Wahrung von Datenschutz und Revisionssicherheit in digitalen Personalakten.