HRM-Software

Was ist HRM-Software?

HRM-Software ist ein digitales System, entwickelt für die umfassende Handhabung und Automatisierung diverser HR-Aufgaben. HR-Tech zielt darauf ab, alle relevanten Informationen und Vorgänge im Bereich des Personalwesens zentral zu dokumentieren, zu speichern und einfach zugänglich zu machen. So trägt sie maßgeblich zur Effizienzsteigerung der HR-Abteilung bei, minimiert Fehler und fördert die strategische Entscheidungsfindung.

Von der Rekrutierung neuer Teammitglieder über das Onboarding, die präzise Durchführung der Gehaltsabrechnung, die Bewertung der Mitarbeiterleistung, bis hin zu Weiterbildungsmöglichkeiten und der Planung von Nachfolgen – die Einsatzbereiche von HRM-Software sind weitreichend. Sie bietet Tools für das Reporting und Analysefunktionen, um Entwicklungen zu beobachten und die Personalplanung anzupassen. Die Digitalisierung dieser HR-Prozesse durch HR-Management-Systeme reduziert nicht nur den administrativen Aufwand erheblich, sondern fördert dadurch ebenfalls eine positive Employee Experience und stärkt die Unternehmenskultur.

Funktionen einer HRM-Software?

HRM-Software, auch bekannt als Human Resource Management System (HRMS) oder Human Capital Management System (HCM), ist ein vielfältiges digitales Werkzeug. Es ist darauf ausgelegt, die Verwaltung von Mitarbeitern und die dazugehörigen Prozesse zu vereinfachen. Hier folgt die Betrachtung einiger Kernfunktionen, die solche HRM-Systeme typischerweise umfassen:

• Meldebescheinigungen und Datenübermittlung

Ermöglicht die automatisierte Erstellung und Übermittlung wichtiger Dokumente an staatliche Behörden oder Versicherungsträger, was den administrativen Aufwand deutlich verringert.

• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

HRM-Software erleichtert die Erfassung von Arbeitszeiten und die Verwaltung von Fehlzeiten, inklusive Urlaub, Krankheitstagen und anderen Auszeiten, was eine präzise Gehaltsabrechnung unterstützt.

• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Automatisiert die Berechnung und Auszahlung der Gehälter, einschließlich Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und anderen Abzügen.

• Mitarbeiteranfragen

Ermöglicht die effiziente Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, wie Urlaubsanträge oder Fortbildungswünsche, und fördert damit die Interaktion zwischen Personalabteilung und Belegschaft.

• Personalplanung und -analysen

Bietet Unterstützung bei der Erstellung von Personalplänen und generiert wertvolle Statistiken für fundierte Entscheidungen im Personalbereich.

• Fristenmanagement und Zugriffsrechte

Unterstützt bei der Überwachung kritischer Termine und bei der Zuweisung von Nutzerrechten innerhalb des Systems.

• Rekrutierungsprozess und Bewerbertracking

Begleitet den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Ausschreibung bis zur Einstellung, und verwaltet dabei Bewerberdaten, den Status von Bewerbungen und die Kommunikation mit Kandidaten.

• Onboarding von neuen Mitarbeitern

Vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch automatisierte Einarbeitungspläne und stellt notwendige Dokumente und Informationen für einen reibungslosen Start zur Verfügung.

• Mitarbeiterfortbildung und -entwicklung

Ermöglicht die Verwaltung von Fortbildungsprogrammen, überwacht Weiterbildungsaktivitäten und unterstützt die Karriereentwicklung der Mitarbeiter.

• Nachfolgeplanung

Fördert die Identifikation und Entwicklung interner Talente zur Besetzung wichtiger zukünftiger Positionen innerhalb der Organisation.

• Leistungsbewertungen und Feedback

Unterstützt regelmäßige Bewertungen, Zielsetzungen und Feedback, um Mitarbeitermotivation und -bindung zu stärken.

• Berichtswesen und Datenanalyse

Bietet fortschrittliche Berichterstattungsfunktionen und Analysen zur Identifizierung von Trends und zur Bewertung der Effektivität von HR-Strategien.

• Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit

Enthält Werkzeuge für Umfragen und Feedback, um das Engagement zu messen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und das Betriebsklima zu verbessern.

• Compliance-Management

Hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, indem es die Verwaltung von Mitarbeiterdaten automatisiert, Berichterstattungen vereinfacht und über rechtliche Änderungen informiert.

Diese vielseitigen Funktionen unterstreichen, wie HRM-Software nicht nur die Effizienz administrativer Prozesse steigert, sondern auch entscheidend zur Entwicklung der Mitarbeiter, zur Verbesserung des Arbeitsklimas und zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens beiträgt. Die Auswahl der passenden HRMS muss auf einer gründlichen Bewertung basieren, wie deren Funktionen den speziellen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens – so wird Ihre HR-Digitalisierung ein Erfolg.

Vergleich von HRM-Systemen

Die Wahl der richtigen HRM-Software ist für Unternehmen aller Größen eine kritische Entscheidung. Der Markt bietet zahlreiche Lösungen an HR-Systemen, die sich in ihren Stärken, Spezialisierungen und idealen Nutzergruppen unterscheiden. Um die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation am besten zu adressieren, ist es empfehlenswert, sich von einem HR-Tech-Berater individuell beraten zu lassen. Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl der passenden HRMS verweisen wir auf unseren detaillierten Artikel zu HR-Software.

Bei Ihrer Evaluierung von Human Resource Management Systemen sind grundsätzlich drei Aspekte zu berücksichtigen:

1. Zielgruppe: HRM-Software, die für KMUs konzipiert wurde, mag Features wie Self-Service-Portale für Mitarbeiter, einfache Lohnabrechnungsverfahren und digitale Zeiterfassung bieten, die für den Bedarf kleinerer Unternehmen optimal sind. Größere Organisationen könnten jedoch nach Lösungen suchen, die erweiterte HR-Analytik, Talent-Management auf globaler Ebene und umfassendere Integrationsfähigkeiten bieten.
2. Funktionsumfang: Der Umfang der angebotenen Funktionen variiert stark und reicht von Grundfunktionen wie Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung bis hin zu fortgeschrittenen Analysetools, Performance-Management-Systemen und KI-gestützten Rekrutierungsassistenten. Es ist wichtig, eine Software zu wählen, deren Funktionsumfang den Anforderungen der HR-Abteilung und den langfristigen Zielen des Unternehmens entspricht.
3. Einsatzbereiche: Abhängig von der Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit und geografischen Ausbreitung kann die benötigte HRM-Software variieren. Während manche Unternehmen eine Lösung benötigen, die lokale Compliance und Gesetzgebungen unterstützt, benötigen international tätige Unternehmen Software, die mehrsprachige Unterstützung und globale HR-Funktionen bietet.

Jedes Unternehmen hat einzigartige Anforderungen basierend auf unterschiedlichen Faktoren wie Unternehmensgröße, Branchenspezifika, geografischer Lage und spezifischen HR-Herausforderungen. Die sorgfältige Beratung und ein detaillierter Vergleich sind unerlässlich, um eine HRM-Software auszuwählen, die nicht nur Ihren aktuellen Bedürfnissen gerecht wird, sondern auch das Potenzial hat, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Ihre ideale HRMS muss sich problemlos in bestehende Geschäftsabläufe integrieren lassen und einen signifikanten Beitrag zur Steigerung der betrieblichen Effizienz leisten.

Welche Probleme eine HRM-Software löst

HRM-Software adressiert eine Vielzahl von Herausforderungen im Human Resources Bereich, die weit über die Basisfunktionalitäten hinausgehen. Hier sind einige verbreitete Probleme in Personalbelangen, die durch den Einsatz von HRM-Systemen gelöst werden:

Hohe Fluktuationsraten

Unternehmen kämpfen im War for Talents mit der Herausforderung, Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren und die Bindung von Schlüsselpersonal zu stärken. HRM-Software bietet durch die Analyse von Mitarbeiterdaten Einblicke in Muster und Ursachen hoher Fluktuationsraten und unterstützt bei der Entwicklung gezielter Strategien zur Steigerung der Mitarbeiterbindung.

Kommunikationslücken

Mangelnde Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmensebenen führt zu Missverständnissen und fehlender Kohärenz. HRM-Software verbessert den Informationsfluss und definiert klare Kommunikationswege, um solche Lücken zu überbrücken.

Unzureichende Talententwicklung

Die Identifizierung und Förderung interner Talente ist entscheidend für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg. HRM-Systeme helfen dabei, Talente zu erkennen und individuelle Entwicklungsprogramme zu gestalten, damit Sie das volle Potenzial Ihrer Belegschaft nutzen.

Mangelnde Anpassungsfähigkeit an Veränderungen

Unternehmen müssen schnell auf Veränderungen in Marktbedingungen, Technologie und Arbeitsrecht reagieren. HRM-Software unterstützt diese Anpassungsfähigkeit: Ihr digitaler Charakter ermöglicht die flexible Anpassung von Prozessen.

Schwierigkeiten bei der Vermittlung von Kultur und Werten

Eine starke Unternehmenskultur und klare Wertevorstellungen sind essenziell, können jedoch herausfordernd in der täglichen Vermittlung sein. HRMS unterstützt durch Onboarding-Programme, kontinuierliche Kommunikation und online Events den Aufbau und Erhalt einer starken Kultur.

Zeit- und Ressourcenbeschränkungen

HR-Abteilungen bewältigen mit begrenzten Mitteln und Zeitdruck eine breite Palette an Aufgaben. HRM-Software automatisiert solche repetitiven Aufgaben und ermöglicht es HR-Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende und strategische Projekte in Ihrer Organisation zu konzentrieren.

Die alltäglichen Herausforderungen, denen sich HR-Abteilungen gegenübersehen, werden durch den Einsatz von HRMS effektiv bewältigt. Diese Programme bieten sowohl administrative als auch strategische Unterstützung, indem sie eine Vielzahl von Aufgaben automatisieren und optimieren.

Für spezifische Anforderungen gibt es zielgerichtete Lösungen wie Employee-Self-Service-Tools und Workflow-Management-Systeme. Unternehmen, die eine umfassendere Lösung bevorzugen, können auf ganzheitliche Systeme wie Personalverwaltungssoftware oder Personalentwicklungssoftware zurückgreifen. Diese beinhalten ein breites Spektrum an Funktionen, die nicht nur die tägliche Arbeit erleichtern, sondern auch einen signifikanten Beitrag zu strategischen Überlegungen leisten. Unabhängig davon, ob Sie spezialisierte Tools oder eine integrierte Lösung wählen, steht für jede Herausforderung eine passende HRM-Software bereit, die Ihre HR-Prozesse vereinfacht und Ihr Personalmanagement verbessert.

Key Takeaways

• HRM-Software zentralisiert und automatisiert die Verwaltung aller Aspekte der Humanressourcen eines Unternehmens.
• HRMS bietet eine breite Palette an Funktionen, darunter Talent-Management, Lohnabrechnung, Mitarbeiterentwicklung und Datenanalyse.
• Achten Sie beim Vergleich von HRM-Software auf die Funktionen, Zielgruppen und Einsatzbereiche der führenden Anbieter.
• HRMS begegnet HR-Problemen wie hohen Mitarbeiterfluktuationsraten, Kommunikationsdefiziten und ineffektiven Abläufen.