Kündigungsgespräch

Kündigungsgespräch richtig führen

Ein Kündigungsgespräch erfolgreich zu führen, verlangt nicht nur ein tiefes Verständnis der rechtlichen Vorgaben, sondern auch eine außergewöhnliche Sensibilität und einen klaren Respekt gegenüber dem Mitarbeiter. Entscheidend ist die Auswahl der richtigen Personen für diese Aufgabe – in der Regel sind dies Führungskräfte oder HR-Experten, die sowohl mit den emotionalen Herausforderungen als auch mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut sind. Ein sorgfältig gewähltes Setting, das Diskretion und Würde gewährleistet, bildet den Rahmen für ein solches Entlassungsgespräch. Ein privater, ungestörter Raum ist also unabdingbar. Neben der rechtlichen Absicherung und der Schaffung einer angemessenen Atmosphäre, ist eine gründliche Vorbereitung auf das Gespräch selbst entscheidend. Dies umfasst die Entwicklung eines klaren Leitfadens sowie die Berücksichtigung der potenziellen emotionalen Reaktionen des Mitarbeiters. Das Ziel ist eine Gesprächsführung, die nicht nur professionell und gesetzeskonform, sondern auch empathisch und würdevoll ist, um den Prozess der Kündigung für alle Beteiligten so positiv wie möglich zu gestalten.

Kündigungsgespräch vorbereiten & ankündigen

Das Führen eines Kündigungsgesprächs gehört zu den herausforderndsten Aufgaben eines Arbeitgebers. Es erfordert nicht nur eine sorgfältige rechtliche und inhaltliche Vorbereitung, sondern auch ein hohes Maß an Empathie und Kommunikationsgeschick. Die nachfolgende Checkliste umfasst essenzielle Schritte für Sie – von der rechtlichen Überprüfung bis zur emotionalen Vorbereitung, die Ihnen helfen, sich systematisch auf das Kündigungsgespräch vorzubereiten.

1. Rechtliche Grundlagen prüfen:

• Überprüfen Sie die rechtliche Zulässigkeit der Kündigung (betriebs-, verhaltens- oder personenbedingte Gründe).
• Sichern Sie sich rechtlich ab, indem Sie die Gründe mit einem Anwalt oder Ihrer Rechtsabteilung besprechen.

2. Kündigungsgründe klar definieren:

• Listen Sie vor dem Kündigungsgespräch die spezifischen Gründe für die Kündigung detailliert auf.
• Bereiten Sie eine klare, verständliche Erklärung vor, die Sie im Gespräch mit dem Mitarbeiter verwenden können.

3. Zeitpunkt und Ort wählen:

• Führen Sie das Entlassungsgespräch an einem Montag oder Dienstagvormittag, um dem Angestellten genügend Zeit für die Verarbeitung und eventuelle Nachfragen zu geben.
• Wählen Sie einen ruhigen, privaten Raum, der Diskretion gewährleistet und von Außenstehenden nicht eingesehen oder gehört werden kann.

4. Dokumente vorbereiten:

• Stellen Sie alle notwendigen Unterlagen zusammen, einschließlich des Kündigungsschreibens, eines Arbeitszeugnisses und Informationen zu finanziellen Regelungen wie Abfindungen.

5. Kommunikation planen:

• Überlegen Sie genau, was Sie im Kündigungsgespräch sagen möchten, und bereiten Sie sich auf mögliche Fragen des Mitarbeiters vor.
• Vermeiden Sie unklare Formulierungen und seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Entscheidung klar und empathisch zu kommunizieren.

6. Ankündigen des Kündigungsgesprächs:

• Informieren Sie den Mitarbeiter diskret über das anstehende Gespräch, ohne jedoch den genauen Grund vorab zu nennen, um unnötige Angst oder Spekulationen zu vermeiden.
• Gewährleisten Sie, dass die Ankündigung respektvoll und diskret erfolgt, idealerweise durch eine persönliche Einladung zu einem ‘wichtigen Gespräch’.

7. Emotionale Vorbereitung:

• Bereiten Sie sich als Arbeitgeber emotional auf das Führen des Kündigungsgesprächs vor und bedenken Sie auch unterschiedliche mögliche Reaktionen des Mitarbeiters.
• Entwickeln Sie Strategien, das Entlassungsgespräch ruhig und empathisch zu führen, auch wenn es emotional wird.

Das gründliche Vorbereiten auf das Kündigungsgespräch ermöglicht es Arbeitgebern, die emotionale und berufliche Transition für den Mitarbeiter zu erleichtern und gleichzeitig die Integrität des Unternehmens zu wahren. Es bildet außerdem den Grundstein für einen klaren Austausch, der hilft, zukünftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Kündigungsgespräch Leitfaden

Doch wie genau ist nun der Ablauf eines Kündigungsgesprächs? Folgen Sie einfach unserem Leitfaden, um dieses sensible Meeting so angenehm wie möglich zu machen, sowohl für Sie als Arbeitergeber als auch für Ihren ausscheidenden Mitarbeiter.

1. Einleitung des Kündigungsgesprächs:

• Starten Sie das Gespräch mit einer klaren und direkten Ansprache.
• Vermeiden Sie lange Einleitungen; kommen Sie stattdessen zügig zum Punkt.

2. Gründe erläutern:

• Erklären Sie die Gründe für die Kündigung sachlich und konkret.
• Vermeiden Sie vage Aussagen und stellen Sie sicher, dass die Entscheidung nachvollziehbar kommuniziert wird.

3. Emotionen Raum geben:

• Seien Sie darauf vorbereitet, dass der Mitarbeiter im Kündigungsgespräch emotional reagieren kann. Hören Sie zu, zeigen Sie Verständnis und bleiben Sie dabei stets professionell.

4. Weiteres Vorgehen besprechen:

• Erläutern Sie das Prozedere nach dem Kündigungsgespräch, inklusive Offboarding-Prozess, Rückgabe von Unternehmensgegenständen und letzten Formalitäten.

5. Unterstützung anbieten:

• Informieren Sie beim Entlassungsgespräch direkt über mögliche Unterstützungsangebote, wie zum Beispiel Outplacement-Beratung, um den Übergang in eine neue berufliche Phase zu erleichtern.

6. Fragen zulassen:

• Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen im Kündigungsgespräch zu stellen, und beantworten Sie diese so transparent und hilfreich wie möglich.

7. Kündigungsgespräch positiv beenden:

• Schließen Sie das Meeting mit einem Dank für die geleistete Arbeit und guten Wünschen für die Zukunft ab, um einen würdevollen Abschluss zu gewährleisten.

Auch bei Befolgung unseres Leitfadens können im Kündigungsgespräch Fehler passieren. Wichtig ist, unpräzise Erklärungen zu vermeiden, die zu Missverständnissen führen können. Zudem sollten Sie emotionale Reaktionen des Mitarbeiters wirklich ernst nehmen und adäquat darauf reagieren, um einen Mangel an Empathie zu vermeiden.

Kündigungsgespräch nach der Probezeit

Bei einem Kündigungsgespräch nach der Probezeit ist seitens des Arbeitgebers besondere Achtsamkeit geboten. Neben der Einhaltung rechtlicher Kündigungsfristen ist eine klare und empathische Kommunikation der Kündigungsgründe essenziell. Die Zeit der Probezeit ist für viele Mitarbeiter von Unsicherheit und Anspannung geprägt, und ein Kündigungsgespräch in dieser Phase kann von dem Betroffenen stark als persönliches Versagen empfunden werden. Daher ist es umso wichtiger, die Entscheidung mit besonderem Fingerspitzengefühl zu vermitteln, um den emotionalen Impact zu minimieren. Ein sensibler Umgang und das Angebot von Unterstützung und sinnvollem Feedback können dazu beitragen, das Erlebnis für den Mitarbeiter so konstruktiv wie möglich zu gestalten und die Wahrnehmung eines tiefgreifenden persönlichen Scheiterns abzumildern.

Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in unserem Artikel zu Kündigung in der Probezeit.

Kündigungsgespräch führen Beispiel

Das Zurechtlegen von passenden Beispielen und Formulierungen im Kopf vor einem Kündigungsgespräch kann bei dieser anspruchsvollen Aufgabe enorm hilfreich sein. Es ermöglicht Ihnen als Arbeitgeber, Ihre Gedanken klar und empathisch zu vermitteln, selbst wenn Sie selbst von der Belastung des Moments eingeholt werden. Hier eine Liste von Beispielen, die beim Führen des Kündigungsgesprächs nützlich sein können:

Kündigung

• ‘Wir müssen heute über eine schwierige Entscheidung sprechen, die Ihr Arbeitsverhältnis bei uns betrifft.’
• ‘Es fällt mir nicht leicht, Ihnen mitzuteilen, dass wir uns entschieden haben, die Zusammenarbeit zu beenden.’

Gründe

• ‘Trotz Ihrer erkennbaren Anstrengungen haben wir festgestellt, dass die Ziele der Position nicht vollständig erreicht wurden.’
• ‘Wir haben verschiedene Optionen und Lösungswege in Betracht gezogen, aber letztendlich sehen wir keine nachhaltige Verbesserung.’
• ‘Die Entscheidung basiert auf [spezifische Gründe], die wir sorgfältig geprüft haben.’

Trost und Empathie

• ‘Ich verstehe, dass dies eine schwierige Nachricht für Sie ist, und es ist völlig normal, dass Sie jetzt viele Emotionen durchleben.’
• ‘Ihre Gefühle sind berechtigt, und wir nehmen Ihre Reaktion ernst.’
• ‘Wir schätzen die Zeit und die Arbeit, die Sie in das Unternehmen eingebracht haben.’

Hilfestellung

• ‘Wir möchten Sie in dieser Übergangsphase unterstützen und überlegen gemeinsam, welche Schritte als Nächstes sinnvoll sind.’
• ‘Unser HR-Team wird Ihnen bei der Jobsuche behilflich sein und kann Ihnen Kontakte oder Empfehlungen anbieten.’
• ‘Wir stellen Ihnen ein detailliertes Arbeitszeugnis aus, das Ihre Stärken und Beiträge reflektiert.’

Abschluss

• ‘Unser Ziel ist es, diesen Prozess so fair und respektvoll wie möglich zu gestalten.’
• ‘Bitte lassen Sie uns wissen, wie wir Ihnen in dieser Situation am besten helfen können.’
• ‘Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche und persönliche Zukunft alles Gute.’

Weitere hilfreiche Aussagen

• ‘Es ist uns wichtig, dass Sie wissen, diese Entscheidung wurde nicht leichtfertig getroffen.’
• ‘Wir sind bereit, Ihnen Empfehlungen für zukünftige Arbeitgeber zu geben, basierend auf Ihrer Leistung und Ihrem Engagement hier.’
• ‘Falls Sie Fragen zu Ihrer Abfindung oder anderen finanziellen Aspekten haben, besprechen wir diese gerne detailliert.’
• ‘Sollten Sie Unterstützung bei administrativen Angelegenheiten benötigen, steht Ihnen unser Team jederzeit zur Verfügung.’
• ‘Wir möchten diesen Übergang für Sie so reibungslos wie möglich gestalten.’
• ‘Diese Entscheidung spiegelt keine Bewertung Ihrer persönlichen Qualitäten wider, sondern basiert auf der aktuellen Situation des Unternehmens und der Position.’

Indem Sie sich als Arbeitgeber mit diesen Beispielen vor einem Kündigungsgespräch vertraut machen, stellen Sie sicher, dass Sie auch in emotional angespannten Situationen konzentriert und zielgerichtet bleiben können. Sie gewinnen mit diesen Formulierungen eine wertvolle Ressource, auf die Sie zurückgreifen können, um das Entlassungsgespräch respektvoll und effektiv zu führen.

Nach dem Kündigungsgespräch

Nach einem Kündigungsgespräch ist es entscheidend, den Fokus nicht nur auf den ausscheidenden Mitarbeiter, sondern auch auf das verbleibende Team und die Aufrechterhaltung einer positiven Unternehmenskultur zu legen. Ein durchdachtes Nachbereitungsverfahren kann sowohl den Übergang für den Betroffenen erleichtern als auch sicherstellen, dass das Team informiert und unterstützt wird. Folgende Tipps sollten Sie nach einem Kündigungsgespräch besonders beachten:

1. Team und Kollegen informieren:

Kommunizieren Sie die personelle Veränderung im Team auf eine respektvolle und taktvolle Weise, um Spekulationen vorzubeugen und Transparenz zu schaffen.

2. Feedback-Schleife etablieren:

Bieten Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter an, konstruktives Feedback zu seiner Erfahrung im Unternehmen zu geben, was zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beitragen kann.

3. Psychologische Unterstützung für das Team:

Berücksichtigen Sie die emotionale Wirkung des Kündigungsgesprächs auf das Team und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung an, zum Beispiel durch Gespräche oder Workshops.

5. Evaluierung des Kündigungsgesprächs:

Reflektieren Sie intern und auch persönlich das geführte Kündigungsgespräch, um solche Gespräche künftig zu optimieren und für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu machen.

Key Takeaways

• Ein Kündigungsgespräch setzt rechtliches Verständnis, Sensibilität, und eine gründliche Vorbereitung voraus, um professionell und empathisch zu agieren.
• Das Vorbereiten eines Kündigungsgesprächs erfordert sorgfältige Planung, um Transparenz und Respekt zu gewährleisten.
• Unser Leitfaden bietet eine strukturierte Herangehensweise für Kündigungsgespräche, um den Prozess für alle Beteiligten zu vereinfachen.
• Kündigungsgespräche nach der Probezeit erfordern eine besonders sensible Kommunikation und detaillierte Begründung.
• Sich Beispiele und Formulierungen vor dem Führen eines Kündigungsgespräches zu überlegen, kann in emotional aufgeladenen Situationen entlastend wirken.
• Nach dem Kündigungsgespräch ist ein sorgfältiges Offboarding, klare Kommunikation im Team und die Bewertung des Prozesses entscheidend.