Arbeitszeiterfassung

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung umfasst alle Methoden, mit denen die täglichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern – also die Zeiträume, in denen sie ihren vertraglichen Arbeitsverpflichtungen nachkommen – präzise aufgezeichnet werden. Ruhezeiten und unbezahlte Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Aus betriebswirtschaftlicher Perspektive fällt die Arbeitszeiterfassung in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung und der Personalverwaltung.

Darum ist Arbeitszeiterfassung wichtig

Die genaue Zeiterfassung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter von großer Bedeutung, da sie hilft, den Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten. Arbeitgeber erhalten dadurch Einblicke in die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten. Sollte dies zum Beispiel nicht der Fall sein, zeigt das Arbeitszeiterfassen, wann der Arbeitgeber aufgrund seiner Fürsorgepflicht eingreifen muss.

Außerdem können Arbeitnehmer so überprüfen, ob der Arbeitgeber ihren Lohn korrekt auf Basis der erfassten Arbeitszeit abrechnet und ob ihre Überstunden ordnungsgemäß berechnet wurden.

Arbeitszeiterfassung - Pflichten & Gesetze

Bis Mai 2019 waren Unternehmen in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz nur verpflichtet, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren, also Arbeitszeiten, die über acht Stunden pro Tag hinausgehen. Diese Anforderung ist de facto schwer umsetzbar, ohne auch den Beginn und das Ende der regulären Arbeitszeit zu erfassen. Obwohl das Arbeitszeitgesetz eine korrekte Arbeitszeiterfassung verlangt, zielte es nicht auf eine detaillierte Erfassung ab. Dennoch ist es ein wichtiger Orientierungspunkt, da es zentrale Aspekte wie maximale Arbeitszeiten pro Tag, Mindestdauer der täglichen Ruhezeiten, Arbeit an Sonn- und Feiertagen und allgemeine Arbeitszeitnormen regelt.

Mit einem EuGH-Urteil im Mai 2019 rückte das Thema Arbeitszeiterfassung und der Schutz der Arbeitnehmer erstmals in den Fokus. Das EuGH-Urteil in einem Satz:

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen.

Dieses Urteil hat auch für deutsche Unternehmen große Bedeutung, da eine vollständige Arbeitszeiterfassung es Beschäftigten ermöglicht, ihre geleisteten Arbeitszeiten transparent nachzuvollziehen und nachzuweisen, wenn sie mehr gearbeitet haben als im Arbeitsvertrag festgelegt. Zudem sorgt die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten dafür, dass die Arbeitszeitregelungen sicher eingehalten werden. Das EuGH-Urteil zielt darauf ab, den Schutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, mit einem klaren Fokus auf deren physischer und psychischer Gesundheit. Die erfassten Daten können Arbeitnehmer nutzen, um potenzielle Verstöße des Arbeitgebers gegen Arbeitszeitregelungen den Behörden zu melden. Gleichzeitig können auch Arbeitgeber unzuverlässige Mitarbeiter besser identifizieren.

Knapp drei Jahre nach dem EuGH-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 bestätigt, dass alle Arbeitgeber der Pflicht der Arbeitszeiterfassung unterliegen. Im Dezember 2022 wurden zudem einige Eckpunkte zur Umsetzung dieser Arbeitszeiterfassung durch das BAG-Urteil konkretisiert:

• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden aufzeichnen.
• Es besteht die Möglichkeit, die Pflicht zur Zeiterfassung auf die Arbeitnehmer zu übertragen, allerdings muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitszeiterfassung korrekt und vollständig erfolgt.
• Die Aufzeichnung kann digital oder analog erfolgen, jedoch muss das Zeiterfassungsprogramm bestimmten Kriterien entsprechen, um die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Daten zu gewährleisten.

In welchen Branchen ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

In bestimmten Branchen gelten spezielle Regeln zur Arbeitszeiterfassung, wie sie im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz festgelegt sind. Für folgende Wirtschaftszweige ist die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber bereits seit langem Pflicht:

• Baugewerbe
• Gaststätten und Herbergen
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditionen-, Transport- und Logistikunternehmen
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft

Auch Paket- und Zeitungszusteller müssen ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Für Minijobber gilt gemäß § 17 Mindestlohngesetz ebenfalls eine Dokumentationspflicht bezüglich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Diese Arbeitszeiterfassungen müssen laut Gesetz mindestens zwei Jahre nach Beginn der Aufzeichnung aufbewahrt und spätestens sieben Tage nach der erbrachten Arbeitsleistung erfasst werden.

Zeiterfassungssysteme

Die Arbeitszeiterfassung kann auf verschiedene Weisen erfolgen, abhängig von Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Strategie, Branche und Arbeitszeitmodellen. Hier sind die gebräuchlichsten Zeiterfassungssysteme und Arbeitszeitnachweise:

Stationäres System: Mitarbeiter melden sich an Terminals in den Betriebsstätten an und ab, indem sie eine Karte, einen Chip, ein Smartphone oder ihren Fingerabdruck verwenden.

Stempeluhr: Obwohl die klassische Stempeluhr immer noch verwendet wird, ist sie in Zeiten fortschrittlicher digitaler Lösungen nicht mehr zeitgemäß.

Manuelle Aufzeichnung: Arbeitsbeginn, -ende und Pausenzeiten werden von den Mitarbeitern handschriftlich festgehalten. Diese Methode eignet sich besonders für kleine Unternehmen oder geringfügig Beschäftigte und ist in der Baubranche und bei Projektarbeit verbreitet.

Excel-Tabellen: Kleinere Unternehmen nutzen oft Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung. Diese Methode birgt jedoch Risiken wie menschliche Fehler, eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten und leichte Manipulierbarkeit.

Desktop- oder Smartphone-Anwendung: Arbeitszeiten werden per Mausklick am Computer oder über eine App auf dem Smartphone erfasst. Diese digitale Methode ist besonders im Home-Office oder für Telearbeitsplätze nützlich.

Wichtig: Falls ein bestehendes Zeiterfassungssystem im Unternehmen an die gesetzlichen Vorgaben angepasst werden muss, ist die Zustimmung des Betriebsrates erforderlich.

Ein zentraler Aspekt bei allen Methoden zur Arbeitszeiterfassung ist, dass sich Mitarbeiter nicht gegängelt fühlen. Transparenz bei der Einführung und Nutzung der Zeiterfassungsprogramme – also die klare Kommunikation darüber, welche Daten wann und zu welchem Zweck erfasst und verwendet werden – ist entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Die Nutzung digitaler Systeme zum Arbeitszeiterfassen bringt das Thema Datenschutz in den Vordergrund. Diese Online-Zeiterfassung ist nicht nur ein wesentlicher Bestandteil einer effizienten Zeitwirtschaft, sondern hilft Unternehmen auch, Arbeitszeiten optimal zu planen und zu nutzen. Neben den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes müssen Unternehmen zudem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigen.

Die digital und online erfassten Arbeitszeiten sind schützenswerte Personaldaten. Um Missbrauch oder unerlaubte Weitergabe zu verhindern, müssen folgende Kontrollprinzipien eingehalten werden:

• Zugangskontrolle: Zeiterfassungssysteme müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
• Weitergabekontrolle: Das Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten während der Übertragung muss unterbunden werden.
• Eingabekontrolle: Jede Veränderung von Daten aus der Arbeitszeiterfassung muss dokumentiert werden und nachvollziehbar sein.
• Verfügbarkeitskontrolle: Daten müssen gegen Verlust oder Zerstörung gesichert werden.
• Zweckbindung: Erfasste Arbeitszeiten dürfen nur für die Zeiterfassung genutzt und nicht mit anderen Daten vermischt oder für andere Zwecke verwendet werden.

Fazit: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung darf nicht zur permanenten Überwachung der Mitarbeiter führen. Eine HR-Software mit integrierter Zeiterfassung bietet hohen Schutz, wenn sie über ein gut definiertes Rechtekonzept und individuell anpassbare Zugriffsrechte verfügt.

Key Takeaways

• Arbeitszeiterfassung dokumentiert die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter präzise.
• Arbeitgeber müssen gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung einhalten, um Überstunden und Pausenzeiten korrekt zu erfassen.
• Es gibt verschiedene Zeiterfassungssysteme, darunter digitale Terminals, manuelle Aufzeichnungen und Apps.
• Erfasste Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und müssen gemäß der DSGVO vor Missbrauch und unerlaubter Weitergabe geschützt werden.