Background-Check

Background-Check: Definition

Ein Background-Check, auch als Hintergrundüberprüfung oder Bewerber Screening bekannt, ist der Definition nach ein Verfahren, bei dem Informationen über die Vergangenheit einer Person gesammelt und überprüft werden. Dies umfasst typischerweise Aspekte wie Bildungs- und Arbeitsverlauf, strafrechtliche Vorstrafen, Kreditwürdigkeit und persönliche Referenzen.

Das Hauptziel eines Background-Checks für Arbeitgeber besteht darin, ein umfassendes Bild über Bewerber oder Mitarbeiter zu erhalten, um fundierte Entscheidungen während der Rekrutierung oder der Beschäftigung zu treffen. Durch die Überprüfung von Hintergrundinformationen minimieren Sie potenzielle Risiken, die mit der Einstellung ungeeigneter Kandidaten verbunden sind. Dazu zählen beispielsweise Fehlverhalten am Arbeitsplatz oder die Gefährdung des Unternehmensrufs. Zudem kann ein Background-Check dabei helfen, die Integrität des Arbeitsumfelds zu wahren und die Sicherheit aller Mitarbeiter zu gewährleisten. Letztendlich dient eine

Hintergrundüberprüfung dem Schutz der Interessen und des Vermögens des Unternehmens sowie der Förderung einer vertrauensvollen und sicheren Arbeitsumgebung.

Arten von Background-Checks

Bei der Durchführung von Background-Checks müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass Sie alle relevanten gesetzlichen Vorschriften und Datenschutzbestimmungen einhalten. Zu den wichtigsten gesetzlichen Rahmenbedingungen gehören:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO regelt den Datenschutz in der Europäischen Union und legt fest, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz bei der Verarbeitung von Daten einhalten.
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Das BDSG ergänzt die Regelungen der DSGVO und enthält spezifische Bestimmungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten in Deutschland. Es regelt unter anderem die Zulässigkeit der Datenverarbeitung, die Rechte der Betroffenen und die Aufgaben der Datenschutzbehörden.
• Erlaubnis und Einwilligung: Sie müssen sicherstellen, dass sie entweder eine gesetzliche Erlaubnis oder die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person haben, um einen Background-Check durchzuführen. Die Einwilligung der Bewerber muss freiwillig, informiert und eindeutig sein.
• Informationspflichten: Gemäß den Datenschutzbestimmungen sind Arbeitgeber verpflichtet, die betroffene Person über den Zweck und die Modalitäten der Datenverarbeitung im Rahmen der Hintergrundüberprüfung zu informieren.
• Datensicherheit: Arbeitgeber müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten während des gesamten Background-Check-Prozesses zu gewährleisten.
• Datenminimierung: Es sollte darauf geachtet werden, nur diejenigen Informationen zu erheben, die für den Zweck des Background-Checks unbedingt erforderlich sind.

Ein Verstoß gegen diese gesetzlichen Vorschriften kann erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, einschließlich Bußgeldern und Schadenersatzforderungen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen sorgfältig beachten und den Background-Check-Prozess entsprechend gestalten.

Durchführung eines Background-Checks

Bei den Arten von Background-Checks gibt es verschiedene Methoden, um Bewerber und Mitarbeiter zu überprüfen. Hier sind die Hauptkategorien im Überblick:

Bewerber-Screening

• Bewerbungsunterlagenprüfung: Überprüfung von Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzen.
• Arbeitszeugnisanalyse: Bewertung der Leistung und des Verhaltens des Bewerbers in früheren Arbeitsstellen.
• Online-Recherche: Durchsuchen von öffentlich zugänglichen Informationen im Internet, einschließlich sozialer Medien.

Hintergrundüberprüfung von Mitarbeitern

• Kriminalitäts- und Strafregisterüberprüfung: Überprüfung auf Vorstrafen und laufende strafrechtliche Verfahren.
• Überprüfung von Finanzverhalten: Überprüfung der Kreditwürdigkeit und finanziellen Verpflichtungen des Mitarbeiters.
• Referenzprüfung: Überprüfung der Angaben des Mitarbeiters durch Kontaktierung früherer Arbeitgeber oder persönlicher Referenzen.

Externer Background-Check-Service

• Dienstleister für Kriminalitätsüberprüfung: Unternehmen, die spezialisiert sind auf die Überprüfung von kriminellen Hintergründen und Vorstrafen.
• Kreditprüfungsdienste: Dienstleister, die Bonitätsprüfungen und Finanzüberprüfungen für Arbeitgeber durchführen.
• Online-Rechercheagenturen: Unternehmen, die spezielle Software und Tools verwenden, um Informationen aus öffentlichen Quellen im Internet zu sammeln und zu analysieren.

Die Auswahl der geeigneten Methode hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, der Position und den geltenden Datenschutzbestimmungen ab. Es ist wichtig, dass Sie bei der Auswahl von Background-Check-Services darauf achten, dass diese den geltenden Gesetzen und Datenschutzrichtlinien entsprechen und die Privatsphäre der Bewerber und Mitarbeiter respektieren. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir stets, professionelle rechtliche Unterstützung für Ihr Unternehmen zu engagieren.

Zulässige & unzulässige Informationen

Die Durchführung eines Background-Checks bei einer Bewerbung erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um zuverlässige und relevante Informationen zu erhalten. Gleichzeitig befolgen Sie ethische und rechtliche Richtlinien. Wir erläutern die einzelnen Schritte und Prozesse sowie die damit verbundenen ethischen und rechtlichen Aspekte:

Schritte und Prozesse

1. Planung und Zielsetzung: Definieren Sie klar die Ziele des Background-Checks und welche Informationen benötigt werden. Legen Sie den Umfang der Überprüfung fest und berücksichtigen Sie dabei die Anforderungen der jeweiligen Position.
2. Einholen der Einwilligung: Stellen Sie sicher, dass Sie die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person für die Durchführung des Background-Checks haben. Informieren Sie sie über den Zweck der Überprüfung und welche Daten erhoben werden.
3. Informationsbeschaffung: Sammeln Sie die erforderlichen Informationen aus verschiedenen Quellen wie Bewerbungsunterlagen, Referenzen, öffentlichen Registern, Online-Recherchen und gegebenenfalls externen Dienstleistern.
4. Überprüfung und Validierung: Überprüfen Sie die gesammelten Informationen auf ihre Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Vergleichen Sie die Daten aus verschiedenen Quellen, um sicherzustellen, dass keine falschen oder veralteten Informationen vorliegen.
5. Bewertung und Entscheidungsfindung: Bewerten Sie die Ergebnisse des Background-Checks im Kontext der Anforderungen der Position und treffen Sie eine fundierte Entscheidung über die Eignung des Bewerbers oder Mitarbeiters.

Ethische und rechtliche Aspekte

• Datenschutz: Beachten Sie die Datenschutzbestimmungen und sorgen Sie dafür, dass die erhobenen Daten sicher und vertraulich behandelt werden.
• Diskriminierungsschutz: Vermeiden Sie jegliche Diskriminierung aufgrund von persönlichen Merkmalen wie Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit oder Religion.
• Vertraulichkeit und Sicherheit: Gewährleisten Sie die Vertraulichkeit und Sicherheit der gesammelten Informationen, um den Schutz der Privatsphäre der betroffenen Personen zu gewährleisten. Vermeiden Sie unbefugten Zugriff auf oder Weitergabe von sensiblen Daten.
• Offenlegung von Ergebnissen: Informieren Sie die betroffene Person über die Ergebnisse des Background-Checks und geben Sie ihr die Möglichkeit, diese zu überprüfen oder zu kommentieren – insbesondere wenn negative Informationen vorliegen, die Auswirkungen auf die Beschäftigung haben könnten.

Die Einhaltung dieser ethischen und rechtlichen Aspekte ist entscheidend, um die Rechte der Bewerber und Mitarbeiter zu respektieren und das Vertrauen in den Prozess des Background-Checks aufrechtzuerhalten. Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung sorgen Sie dafür, dass Hintergrundüberprüfungen effektiv und moralisch korrekt durchgeführt werden.

Background-Check: Best Practices

Bei der Durchführung eines Background-Checks müssen Sie sicherstellen, dass Sie nur relevante und zulässige Informationen sammeln. Hier sind einige Richtlinien zu den zulässigen und unzulässigen Informationen:

Zulässige Informationen

• Berufliche Qualifikationen und Erfahrungen: Informationen über den Bildungs- und Arbeitsverlauf eines Bewerbers sind in der Regel zulässig und werden aus Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Referenzen entnommen.
• Strafregisterauszug: Ein Strafregisterauszug kann in einigen Fällen relevant sein, insbesondere für Positionen, die ein hohes Maß an Vertrauen und Verantwortung erfordern.
• Finanzverhalten: Informationen über die Kreditwürdigkeit und finanziellen Verpflichtungen eines Bewerbers können relevant sein, primär für Positionen, die den Umgang mit Finanzen beinhalten.

Unzulässige Informationen

• Geschützte personenbezogene Daten: Informationen, die sensible personenbezogene Daten betreffen, wie beispielsweise ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder Gesundheitsdaten. Diese dürfen bei dem Hintergrundcheck eines Bewerbers nicht berücksichtigt werden – es sei denn, es gibt eine ausdrückliche gesetzliche Ausnahme oder die betroffene Person hat ihre Einwilligung gegeben.
• Nicht-relevante persönliche Informationen: Nicht-relevante persönliche Informationen, die keinen Bezug zur Eignung für die Position haben, sollten nicht Teil des Background-Checks sein. Dazu gehören beispielsweise Informationen über das Familienleben, die sexuelle Orientierung oder private Hobbys.
• Diskriminierende Informationen: Informationen, die zur Diskriminierung einer Person aufgrund geschützter Merkmale führen könnten, dürfen nicht Teil des Background-Checks sein. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie keine Entscheidungen auf der Grundlage von Merkmalen treffen, die potenziell diskriminierend sind, wie etwa Alter, Geschlecht, ethnische Herkunft oder Behinderung.

Die Einhaltung dieser Richtlinien gewährleistet nicht nur die Rechtmäßigkeit des Background-Checks, sondern auch die Achtung der Privatsphäre und der Rechte der Bewerber und Mitarbeiter. Als Arbeitgeber sollten Sie darauf achten, dass Sie nur diejenigen Informationen und Quellen nutzen, die für die Beurteilung der Eignung einer Person für die Position relevant sind und dass Sie die Informationen vertraulich behandeln.

Background-Check: Best Practices

Best Practices für Arbeitgeber bei der Durchführung von Background-Checks sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Prozess fair, transparent und rechtlich einwandfrei ist. Hier sind einige Richtlinien und Empfehlungen, die neben bereits genannten Punkten wie Datenschutzbestimmungen und Einwilligungen eine Rolle spielen:

1. Klare Richtlinien und Verfahren: Implementieren Sie klare Richtlinien und Verfahren für den Background-Check-Prozess. Definieren Sie, welche Informationen gesammelt werden sollen, wie sie überprüft werden und wer für die Durchführung des Checks verantwortlich ist.
2. Differenzierung nach Position und Risiko: Stellen Sie sicher, dass die gesammelten Informationen aktuell sind und den momentanen Status des Bewerbers oder Mitarbeiters widerspiegeln. Veraltete Informationen führen gegebenenfalls zu falschen Schlussfolgerungen.
3. Berücksichtigung von Rehabilitationsmaßnahmen: Wenn eine strafrechtliche Vergangenheit eines Bewerbers oder Mitarbeiters bekannt ist, berücksichtigen Sie auch mögliche Rehabilitationsmaßnahmen oder positive Entwicklungen seitdem. Menschen können sich ändern und sollten nicht nur aufgrund vergangener Fehler beurteilt werden.
4. Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, die für die Durchführung von Background-Checks verantwortlich sind – besonders hinsichtlich der geltenden rechtlichen Bestimmungen, ethischen Standards und Verfahrensrichtlinien. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Prozess professionell und korrekt durchgeführt wird.
5. Interner Umgang mit Ergebnissen: Legen Sie interne Richtlinien fest, wie mit den Ergebnissen des Bewerber-Screenings umgegangen wird. Klären Sie, wer Zugang zu den Informationen hat und wie diese für Entscheidungsfindungen verwendet werden.

Durch die Berücksichtigung dieser zusätzlichen Punkte sorgen Sie dafür, dass Background-Checks nicht nur rechtmäßig und fair, sondern auch effektiv und angemessen durchgeführt werden – so schützen Sie die Integrität Ihres Unternehmens und ihrer Belegschaft.

Sie sind noch auf der Suche nach qualifiziertem Personal? Klicken Sie sich durch unsere Dienstleistungen und nehmen Sie Kontakt auf – wir helfen Ihnen dabei, passende Mitarbeiter zu finden.

Key Takeaways

• Ein Background-Check erleichtert Arbeitgebern Einstellungsentscheidungen durch die Überprüfung von Informationen über Bewerber.
• Arbeitgeber müssen Datenschutzvorschriften wie die DSGVO und das BDSG beachten und Einwilligungen einholen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Background-Checks umfassen Bewerber-Screening, Mitarbeiterüberprüfungen und externe Dienstleistungen, abhängig von Unternehmensanforderungen.
• Bei Background-Checks ist eine strukturierte Vorgehensweise unter Einhaltung ethischer und rechtlicher Standards erforderlich.
• Zulässig: Informationen wie Qualifikationen und Strafregisterauszüge. Unzulässig: geschützte personenbezogene Daten und irrelevante Informationen.
• Best Practices für Background-Checks umfassen klare Richtlinien, Positionsdifferenzierung, Schulungen und Richtlinien zur Ergebnisverarbeitung.