Zwei Generationen blicken auf das Projektmanagement: Falk Janotta arbeitet seit fast 40 Jahren im Projektmanagement. Christoph Daniel ist Student und setzt sich erst seit kurzem mit Projekten auseinander. Ein Gespräch über Projektleitung, das richtige Ablagesystem und alles, was noch wichtig ist.

Christoph: Du arbeitest schon lange im Projektmanagement. Was hat sich verändert?

Falk: Heutzutage wird gerne alles als „Projekt“ bezeichnet. Ich höre ständig davon. Dabei gibt es recht klar definierte Parameter, die ein Projekt definieren. Jedes Projekt hat zum Beispiel eine Zielsetzung und der Anfang und das Ende des Projektes sind eindeutig definiert.

Christoph: Ist das also nicht gegeben, dann kann man nicht von einem Projekt sprechen?

Falk: Das ist das Minimum, aber es existieren noch andere Vorgaben. In jedem Projekt gibt es fest zugeordnete Rollen: Projektleitung, Projektteam, Experten, Sponsor und Auftraggeber. Diese Rollen sollten benannt und Personen zugeordnet sein.

Christoph: Wir arbeiten bei Uni-Projekten oft alleine und weniger in Teams. Klar gibt es gewisse Rollenzuweisungen, die man definieren kann, aber immer fest zuzuordnen sind sie nicht.

Falk: Keine Frage, in der Berufswelt werden die meisten Projekte in Teams bearbeitet – und es ist klar, wer welche Rolle einnimmt. Im studentischen Umfeld gibt es da sicher Ausnahmen. Bei dir ist das dann eher ein Projekt mit separaten Teilprojekten, die aber nicht einander zuarbeiten. Projektarbeit bedeutet in den meisten Fällen Teamarbeit.

Christoph: Alleine an einem Projekt zu arbeiten, hat gewisse Vorteile. Man kann sich eigenständig organisieren und trägt die Verantwortung selbst – muss also nicht auf die Arbeit anderer Projektmitglieder warten.

Falk: Es kann aber hilfreich sein mit Anderen zusammenzuarbeiten. So können die Schwächen, die ein einzelnes Teammitglied hat, ausgeglichen werden. Das ist auch der Fall mit Stärken, die gebündelt werden können. Es ist aber klar, dass die Arbeit im Team ein größerer Organisationsaufwand bedeutet. Man muss genügend Zeit für Korrekturschleifen einplanen, Aufgaben klar verteilen und sich in regelmäßigen Meetings treffen. Das erfordert viel und genaue Planung.

Christoph: Planung ist ein wichtiger Punkt – egal ob im Team oder alleine. Ich denke, dass die meisten Studenten Tools wie Excel, Outlook-Kalender oder Messenger zur Kommunikation benutzen. Wird das später in einem Unternehmen ausreichen?

Falk: Das sind alles hilfreiche Planungsinstrumente. Aber im Projektmanagement in Unternehmen geht es oft weitaus umfassender zu, beispielsweise wenn man Projekte in großen Teams oder abteilungsübergreifend angeht. Da kommt man mit einer Excel-Tabelle nicht mehr allzu weit.

Christoph: Sondern?

Falk: Es gibt viele Programme für Projektmanager. Eines, mit dem ich selbst arbeite, ist MS Project. Das ist ein gutes Werkzeug. Es ist hilfreich bei der Ressourcenplanung, stellt Abhängigkeiten der Arbeitspakete dar und hilft beim Terminmanagement.

Christoph: Klingt aber alles sehr zeitaufwendig und komplex in der Pflege. Das braucht bestimmt viel Disziplin, oder?

Falk: Ja, in der Tat. So ein Tool nützt dem Projekt nur dann, wenn es konsequent gepflegt wird. Eine gewisse Disziplin ist unabdingbar für die Anwendung solcher Organisationstools. Und stell dir das mal bei großen Projekten vor, an denen 60 oder 70 Personen beteiligt sind. Da muss alles so organisiert sein, dass jedes Projektmitglied darauf zugreifen kann und sofort alles versteht. Sonst verliert man zu viel Zeit nur damit, die richtige Datei zu finden und das ist ärgerlich.

Christoph: Mir kommen die besten Lösungen und Ideen oft dann, wenn ich nicht am Schreibtisch sitze, sondern draußen unterwegs bin. Da ist ein fester Arbeitsplatz eher störend. Sind gewisse Freiräume für Kreativität deiner Meinung nach wichtig?

Falk: Die sind absolut wichtig. In der Projektrealität ist das aber nicht immer machbar, wo man gerade arbeitet. Da muss man flexibel sein und auch mal damit rechnen, dass man die Hälfte des Tages nicht an seinem Arbeitsplatz sitzt, sondern im Projektraum und gemeinsam an Lösungen arbeitet. Natürlich kann man zwischendurch auch einmal raus gehen, aber man muss sich flexibel einstellen.

Christoph: Und als Student kann man natürlich immer von überall arbeiten, so lange man sich selbst klare Zeitpläne schafft, in denen realistische Etappen aufgelistet sind.

Falk: Das hilft durchaus. Ich denke aber, dass ein Projekt feste Rahmenbedingungen haben sollte. Also auch wöchentliche Termine, in denen sich das Team trifft, dass kann auch mal per Videokonferenz sein. Aber manche Probleme lassen sich nur Face-to-Face lösen. Es ist ein wenig abhängig vom Team und der Projektleitung. Wenn der Projektleiter davon überzeugt ist, dass das Projekt läuft, ist mobiles Arbeiten durchaus eine Option.

Christoph: Der Projektleiter nimmt also vielmehr Aufgaben wahr, die vergleichbar mit der Aufgabe eines Dirigenten sind, der sein Orchester so führt, dass die Symphonie gut klingt?

Falk: Ja, der Projektleitung fällt mehr die Rolle des Kommunikators zu, der die einzelnen Projektteams und Mitarbeiter sinnvoll aufeinander abstimmt und die großen Linien im Blick hat. Er ist dann derjenige, der vor den Lenkungsausschuss oder das Project Board treten muss, um dort den Projektstatus vorzustellen. Probleme muss er offen benennen und gleichzeitig Lösungsansätze vorstellen. Sollte er zusätzliche finanzielle oder personelle Ressourcen benötigen oder Planänderungen durchsetzen wollen, muss er professionelle Entscheidungsvorlagen haben.

Christoph: Hier ist also auch wieder viel organisatorisches und strategisches Denken gefragt.

 

Falk: Ja, das sind zwei Kategorien, in denen die Projektleitung denken muss. Was aber viel wichtiger ist – und wie sich Projektmanagement und Projektleitung am besten lernen lässt: Man muss rausgehen und Projekte machen. Da kann man gerne auch mal ein Projekt an die Wand fahren, aber nur in der Praxis lernt man wirklich. Die Methodik hilft nur bedingt. Für die Leitung eines Projekts muss man gut mit Menschen umgehen können, das bringt dir aber keine Methode bei. Da hilft nur die Praxiserfahrung. Mein Seminarleiter sagte einmal nach einer Woche intensivem Lernen einer Projektmanagement-Methode: „Zum Schluss noch eine Bitte: vergesst alles, was Ihr in dieser Woche gelernt habt. Geht raus und macht Projekte!“

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