Was ist Preboarding? Und warum ist es wichtig? Vom Onboarding haben Sie bestimmt bereits gehört. Dieser Prozess hilft dabei, einen neuen Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren. Doch was viele nicht wissen: Die Preboarding-Maßnahmen sind ein Teil des Onboardings und fokussieren sich auf die Zeit vor dem ersten Arbeitstag. So schaffen Sie es, Unsicherheiten zu mindern und die Bindung der neuen Mitarbeiter an das Unternehmen bereits im Vorfeld zu stärken.
Wie Ihnen das als Arbeitgeber gelingt und welche Maßnahmen sich als besonders sinnvoll erwiesen haben, erfahren Sie in diesem Preboarding-Guide. Profitieren Sie von einer praktischen Checkliste inklusive Zeitangaben und gestalten Sie so einen erfolgreichen Preboarding-Prozess für Ihre neuen Kollegen.
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Was ist Preboarding?
Preboarding bezieht sich laut Definition auf den Zeitraum zwischen dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und dem offiziellen Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters. Somit handelt es sich um die erste Phase des Onboardings. Es ist eine gezielte Strategie, um neue Mitarbeiter bestmöglich auf ihre zukünftige Rolle im Unternehmen vorzubereiten.
Besonders in Fällen von längeren Überbrückungszeiten zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn spielt Preboarding eine entscheidende Rolle. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Projekte erst in einigen Wochen starten oder sich der reguläre Arbeitsbeginn aus organisatorischen Gründen verzögert. Hören Mitarbeiter in dieser Zeit rein gar nichts von ihrem zukünftigen Arbeitgeber, kann dies zu einem Gefühl der Unsicherheit führen und Zweifel auslösen. Ein gut gestalteter Preboarding-Prozess wirkt dem entgegen.
Von Willkommensmappen mit allen relevanten Infos über den Einsatz digitaler Plattformen bis hin zu organisierten Kennenlerngesprächen – die richtigen Vorbereitungen können nicht nur die Wartezeit überbrücken, sondern legen auch den Grundstein für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung. Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir genauer auf verschiedene Preboarding-Maßnahmen eingehen und wie Sie diese ideal in Ihr Unternehmen integrieren. Doch kommen wir zuerst zu den Vorteilen.
Warum ist Preboarding wichtig?
Die Bedeutung von Preboarding erstreckt sich weit über die einfache Vorbereitung neuer Mitarbeiter hinaus. In einer Zeit, in der die Fluktuationsrate vor und kurz nach Arbeitsbeginn in vielen Unternehmen zunimmt, wird deutlich, wie wichtig eine strategische Vorbereitung auf die neue Arbeitswelt ist.
Neue Mitarbeiter haben oft viele Fragen, bevor sie ihre Position antreten. Preboarding ermöglicht es, Unsicherheiten zu reduzieren, indem grundlegende Informationen im Voraus bereitgestellt werden. Gleichzeitig wird bereits frühzeitig eine Bindung zu den neuen Kollegen aufgebaut. Dies hilft, die Vorfreude und die Motivation aufrechtzuerhalten, bevor der eigentliche Arbeitsalltag beginnt.
Doch was ist, wenn Mitarbeiter kurz nach Arbeitsbeginn kündigen? Ist das nicht eher die Folge eines mangelhaften Onboarding-Prozesses? Jein. Denn: Ein gut durchdachter Preboarding-Prozess legt den Grundstein für ein reibungsloses Onboarding.
Gründe für eine frühzeitige Kündigung sind vielfältig. Wenn die Erwartungen der Mitarbeiter nicht erfüllt werden und keine klaren Richtlinien vorhanden sind, steigt das Risiko von Frustration und Enttäuschung. Auch eine mangelnde Integration in das Team und die Unternehmenskultur können zu einem Gefühl der Isolation führen und zum Kündigungsgrund werden.
Hier kommt das Preboarding ins Spiel. Durch die Bereitstellung von relevanten Informationen vor Arbeitsbeginn können neue Mitarbeiter besser informierte Entscheidungen über ihre berufliche Zukunft treffen. Dies trägt dazu bei, dass die Erwartungen realistisch sind und die Wahrscheinlichkeit von Enttäuschungen in den ersten Arbeitstagen minimiert wird. Neue Mitarbeiter können sich bereits vor ihrem ersten Arbeitstag mit Unternehmensrichtlinien, Werten und der Unternehmenskultur vertraut machen. Dies ermöglicht einen reibungsloseren Start und eine schnellere Integration.
7 überzeugende Preboarding-Maßnahmen
Wie wir nun herausgefunden haben, trägt der Preboarding-Prozess nicht nur dazu bei, dass neue Kollegen alle relevanten Informationen bereits vorab erhalten. Es beeinflusst darüber hinaus maßgeblich die Mitarbeiterzufriedenheit und somit -bindung. Doch wie sieht ein gelungener Preboarding-Prozess aus? Wir stellen Ihnen die wichtigsten Maßnahmen vor.
- Persönliche Willkommensnachricht: Eine persönliche Begrüßungsnachricht vom direkten Vorgesetzten oder einem Mitglied des Führungsteams zeigt Wertschätzung und fördert die emotionale Bindung. Dies kann in Form eines Videos, eines handgeschriebenen Briefes oder einer personalisierten E-Mail erfolgen.
- Allgemeine Fragen klären: Es sollten erst gar keine Fragen aufkommen. Klären Sie während des Preboarding-Prozesses Fragen wie den genauen Arbeitsbeginn, den Treffpunkt, Parkmöglichkeiten und andere praktische Details. Dies vermittelt Professionalität und reduziert mögliche Nervosität, bevor sie überhaupt entsteht.
- Personalisiertes Willkommenspaket: Sie möchten Ihrem neuen Mitarbeiter eine besondere Freude machen? Dann integrieren Sie die beiden oben genannten Punkte in einem Willkommenspaket. Versenden Sie ein personalisiertes Begrüßungspaket mit nicht nur informativen Materialien, sondern auch kleinen, auf den Mitarbeiter zugeschnittenen Geschenken. Dies könnte von firmeneigenen Produkten bis zu personalisierten Büromaterialien reichen.
- Digitale Plattform: Implementieren Sie ein interaktives Online-Portal oder eine digitale Plattform speziell für das Preboarding. Hier finden neue Mitarbeiter alle Infos rund ums Unternehmen, die Teamkultur, zukünftige Kollegen und wichtige Ressourcen – alles bequem online erkundbar.
- Virtuelle Vorstellungsrunde: Organisieren Sie virtuelle Vorstellungsrunden, bei denen neue Mitarbeiter die Gelegenheit haben, sich dem Team vorzustellen und sich mit zukünftigen Kollegen vertraut zu machen. Diese Preboarding-Maßnahme fördert den sozialen Aspekt und erleichtert den zukünftigen Einstieg.
- Buddy-System: Etablieren Sie ein Buddy-System, bei dem erfahrene Mitarbeiter als Mentoren agieren und neuen Mitarbeitern während des Preboarding-Prozesses zur Seite stehen. Dies fördert den Austausch von Informationen, erleichtert den Einstieg und stärkt die soziale Integration. Gleiches gilt auch für die Zeit nach Arbeitsbeginn – ein Onboarding-Buddy hilft neuen Kollegen, sich im ungewohnten Umfeld schnell zurechtzufinden.
- Einladung zu Firmenveranstaltungen: In naher Zukunft findet ein Teambuilding-Event, After-Work-Treffen oder gar ein virtuelles Get-together statt? Lassen Sie neue Mitarbeiter von Anfang an Teil der Firmenkultur werden, indem Sie sie zu firmeninternen Events und Veranstaltungen einladen. Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen gibt neuen Kollegen die Möglichkeit, auf informelle Weise andere Teammitglieder kennenzulernen, die Unternehmenskultur zu erleben und schon vorab ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln.
Die Kombination dieser Preboarding-Maßnahmen trägt dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu stärken, die Fluktuation zu reduzieren und sicherzustellen, dass neue Teammitglieder erfolgreich in die Unternehmenskultur integriert werden. In den nächsten Schritten sollten diese Maßnahmen durch einen strukturierten Onboarding-Plan ergänzt werden.
Preboarding-Checkliste inklusive Zeitangaben
Die Maßnahmen sind nun klar – doch wann sollten Sie am besten welchen Schritt des Preboarding-Prozesses vornehmen? Unsere Checkliste inklusive zeitlichen Empfehlungen hilft weiter.
Unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung
- Persönliche Willkommensnachricht
- Vorbereitung und Versenden des Willkommenspakets
- Überprüfen, ob in naher Zukunft Firmenveranstaltungen stattfinden, zu denen der Mitarbeiter mit ausreichend Vorlaufzeit eingeladen werden kann
2-3 Wochen vor Arbeitsbeginn
- Klärung von allgemeinen Fragen, wie genauen Arbeitsbeginn, Treffpunkt etc.
- Zugangsdaten für digitale Plattform an neuen Mitarbeiter senden
- Organisation einer virtuellen Vorstellungsrunde
- Zuweisung eines erfahrenen Mitarbeiters als Buddy und Kommunikation an neuen Kollegen
3-5 Tage vor Arbeitsbeginn
- Freundliche Erinnerung an neuen Mitarbeiter senden und gleichzeitig die Gelegenheit bieten, letzte Fragen zu klären
Gewisse Maßnahmen sollten unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung erstmal vermieden werden, um frühzeitige Überforderung oder zu viel Druck zu vermeiden. Stattdessen sollte die Zeit direkt nach Vertragsabschluss dazu genutzt werden, dem Mitarbeiter das Gefühl der Vorfreude und des Willkommenseins zu vermitteln, ohne ihn mit zu vielen Verpflichtungen oder Informationen zu überfordern.
Wenige Tage vor dem ersten Arbeitstag folgt der letzte Punkt der Preboarding-Checkliste: Senden Sie eine freundliche Rückfrage, ob sich in den letzten Tagen noch Fragen ergeben haben und betonen Sie, dass Sie für etwaige Anliegen zur Verfügung stehen. So werden restliche Unklarheiten ausradiert und der erste Arbeitstag wird zum vollen Erfolg.
Key Takeaways
- Preboarding bereitet neue Mitarbeiter im Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn auf ihre neue Rolle vor
- Ziel ist es, mit dem Preboarding-Prozess Unsicherheiten von Seiten des Mitarbeiters zu reduzieren und ihn frühzeitig an das Unternehmen zu binden
- Effiziente Preboarding-Maßnahmen bilden die Grundlage für einen gelungenen Onboarding-Prozess
Häufig gestellte Fragen
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Was ist Preboarding?
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Warum ist Preboarding wichtig?
Preboarding bezeichnet den Zeitraum zwischen der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags und dem offiziellen Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters. Es ist eine gezielte Strategie, um die neuen Mitarbeiter bestmöglich auf ihre zukünftige Rolle im Unternehmen vorzubereiten.
Preboarding ist entscheidend, da es Unsicherheiten vor Arbeitsbeginn reduziert, frühzeitig Bindungen zu neuen Kollegen aufbaut und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Eine strategische Vorbereitung minimiert zudem das Risiko vorzeitiger Kündigungen durch realistische Erwartungen und fördert einen reibungslosen Start in die Unternehmenskultur.