Fehlzeitengespräch

Was ist ein Fehlzeitengespräch?

Ein Fehlzeitengespräch, auch bekannt als Gespräch zum Fehlzeitenmanagement, ist ein formeller Austausch zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Er findet typischerweise nach einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz statt. Solche Mitarbeitergespräche werden geführt, um die Ursachen und Umstände dieser Abwesenheiten zu verstehen, mögliche Unterstützung für den Angestellten zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um zukünftige Fehlzeiten zu minimieren. Das Hauptziel ist nicht nur, Muster oder Probleme bei Fehlzeiten zu erkennen, sondern auch, den Arbeitnehmern das Gefühl zu geben, dass ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden im Team wichtig sind. Diese Fehlzeitengespräche können auch dazu beitragen, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und eine stärkere Bindung zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeitern zu fördern.

Ab wie vielen Tagen führt man ein Fehlzeitengespräch?

Das Führen von Fehlzeitengesprächen hängt nicht unbedingt von einer festen Anzahl von Fehltagen ab, sondern mehr von den Mustern oder der Häufigkeit der Abwesenheiten sowie von den betrieblichen Richtlinien Ihres Unternehmens. In vielen Organisationen gibt es jedoch Richtlinien, die festlegen, wann solche Gespräche geführt werden sollten:

• Wiederkehrende Kurzzeitabwesenheiten: Manche Unternehmen führen Fehlzeitengespräche, wenn Mitarbeiter häufig für kurze Zeiträume fehlen, auch wenn diese einzeln betrachtet nicht besonders lang sind. Dies könnte zum Beispiel sein, wenn ein Arbeitnehmer mehrmals innerhalb eines Quartals oder eines Jahres kurzfristig abwesend ist.
• Langzeiterkrankungen: Ein Fehlzeitengespräch wird oft nach einer längeren krankheitsbedingten Abwesenheit geplant, zum Beispiel nachdem ein Mitarbeiter länger als die durchschnittliche Dauer einer Erkrankung (oft mehr als fünf bis zehn aufeinanderfolgende Arbeitstage) fehlte.
• Auffällige Muster: Einige Unternehmen nutzen Fehlzeitengespräche auch, um auffällige Muster wie häufige Abwesenheiten vor oder nach Wochenenden oder Feiertagen zu besprechen.

Es ist wichtig, dass die Kriterien für das Einberufen eines Fehlzeitengesprächs klar in der Personalführung Ihres Unternehmens definiert sind und konsistent angewendet werden, um Fairness und Transparenz zu gewährleisten.

Fehlzeitengespräche und Betriebsrat

Wenn es um Fehlzeitengespräche geht, spielt der Betriebsrat, sollte es einen geben, eine wichtige Rolle. Denn in deutschen Unternehmen hat ein Betriebsrat ein gesetzlich verankertes Mitbestimmungsrechte durch die Betriebsvereinbarung. Diese Mitwirkungsrechte sind darauf ausgelegt, die Interessen der Mitarbeiter zu schützen und sicherzustellen, dass die Fehlzeitengespräche fair und im Einklang mit den Arbeitsgesetzen durchgeführt werden.

Rechte des Betriebsrats bei Fehlzeitengesprächen:

1. Informationsrecht: Der Betriebsrat hat das Recht, über geplante Fehlzeitengespräche von Ihnen informiert zu werden, insbesondere wenn sie systematisch durchgeführt werden. Dies hilft dem Betriebsrat, sich auf eventuelle Unterstützungsanfragen von Mitarbeitern vorzubereiten.

2. Anwesenheitsrecht: Ihre Arbeitnehmer haben das Recht, ein Betriebsratsmitglied zu Fehlzeitengesprächen hinzuzuziehen. Diese Regelung soll dem Mitarbeiter eine zusätzliche Sicherheit bieten und dazu beitragen, dass das Gespräch gerecht und objektiv geführt wird.

3. Beratungsrecht: Der Betriebsrat kann sowohl Ihnen als Arbeitgeber als auch dem Mitarbeiter beratend zur Seite stehen. Dies umfasst die Entwicklung von Vorschlägen, wie mit häufigen Fehlzeiten umgegangen werden kann, und Empfehlungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen.

Umsetzung in der Praxis:

1. Vorbereitung: Der Betriebsrat sollte im Vorfeld von geplanten Fehlzeitengesprächen konsultiert werden, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Aspekte berücksichtigt sind.

2. Durchführung: Bei dem Führen des Fehlzeitengesprächs kann ein Betriebsratsmitglied anwesend sein, um die Einhaltung der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben zu überwachen und den Mitarbeiter zu unterstützen.

3. Nachbereitung: Nach dem Gespräch trägt der Betriebsrat dazu bei, die besprochenen Maßnahmen und Vereinbarungen zu überwachen und deren Umsetzung zu begleiten.

Die Einbeziehung des Betriebsrats sorgt dafür, dass Fehlzeitengespräche als weniger bedrohlich empfunden werden und dass sie fair und konstruktiv zur Lösungsfindung beitragen. Dies stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in die Führung des Unternehmens und fördert ein positives und produktives Betriebsklima.

Rechtliche Aspekte bei Fehlzeitengespräch und Kündigung

Eine sorgfältige Beachtung der rechtlichen Aspekte ist entscheidend, wenn es um Fehlzeitengespräche und die mögliche Kündigung von Arbeitnehmern geht. Hier einige zentrale Punkte, die Sie als Arbeitgeber berücksichtigen müssen:

Grundsätze der Kündigung wegen Fehlzeiten

• Verhältnismäßigkeit: Bevor eine Kündigung im Fehlzeitengespräch ausgesprochen wird, müssen Arbeitgeber die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme prüfen. Das bedeutet, dass weniger drastische Mittel, wie beispielsweise eine Versetzung oder die Anpassung der Arbeitsbedingungen, in Betracht gezogen und als unzureichend befunden worden sein müssen.
• Negative Prognose: Eine krankheitsbedingte Kündigung setzt voraus, dass eine negative Gesundheitsprognose vorliegt. Es muss absehbar sein, dass der Arbeitnehmer auch zukünftig häufig im Krankenstand sein wird und dadurch die betrieblichen Abläufe erheblich beeinträchtigt werden.

Rechtliche Schritte und Dokumentation

• Abmahnung bei Verhaltensverstößen: Wenn die Fehlzeiten auf das Verhalten des Mitarbeiters zurückzuführen sind (zum Beispiel unentschuldigtes Fehlen), ist in der Regel eine Abmahnung erforderlich, bevor eine Kündigung im Fehlzeitengespräch ausgesprochen werden kann. Diese Abmahnung muss konkret, verständlich und nachvollziehbar sein.
• Dokumentationspflicht: Alle Fehlzeiten sowie die dazugehörigen Fehlzeitengespräche müssen genau dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient als Beweismittel bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten und hilft, die Entscheidung des Arbeitgebers zu untermauern.

Mitwirkung des Betriebsrats

• Anhörung des Betriebsrats: In Ländern mit etablierten Arbeitnehmervertretungen, wie Deutschland, ist die Anhörung des Betriebsrats vor einer Kündigung gesetzlich vorgeschrieben. Der Betriebsrat muss über die Gründe der Kündigung informiert werden und hat das Recht, vor einem Fehlzeitgespräch, dazu Stellung zu nehmen.

Gerichtliche Überprüfung

• Kündigungsschutzklage: Mitarbeiter haben das Recht, gegen eine Kündigung Klage zu erheben. Das zuständige Arbeitsgericht überprüft dann, ob die Kündigung sozial gerechtfertigt ist, das heißt, ob sie aus verhaltensbedingten, personenbedingten oder betriebsbedingten Gründen erfolgte und ob diese Gründe die Kündigung tatsächlich tragen.

Bei der Vorbereitung auf und Durchführung von Fehlzeitengesprächen sowie bei der Entscheidung über eine mögliche Kündigung sollten Sie als Arbeitgeber stets rechtlichen Rat einholen. So stellen Sie sicher, dass alle Ihre Maßnahmen im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Bestimmungen stehen.

Eine Kündigung in den Leitfaden und Ablauf eines Fehlzeitengesprächs zu integrieren, erfordert sorgfältige Planung und Sensibilität. Idealerweise sollte die Möglichkeit einer Kündigung nicht während des ersten Fehlzeitengesprächs thematisiert werden, es sei denn, die Fehlzeiten sind extrem gravierend.

Stattdessen sollte der Fokus zunächst auf der Ursachenklärung und Unterstützung liegen, um dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur Besserung zu geben. Falls jedoch nach mehreren Gesprächen und umgesetzten Maßnahmen keine Verbesserung eintritt, muss das Thema Kündigung angegangen werden.

In diesem Fall sollte die Kündigung klar und direkt, aber respektvoll kommuniziert werden. Das Fehlzeitengespräch muss in einem separaten, vertraulichen Rahmen stattfinden, nachdem alle anderen Optionen ausgeschöpft wurden. Es ist auch ratsam, dem Mitarbeiter Unterstützung beim Übergang zu bieten, wie zum Beispiel Outplacement-Beratung oder Hilfe bei der Jobsuche, um den Prozess so fair und würdevoll wie möglich zu gestalten.

Leitfaden für Fehlzeitengespräche

Jedes Fehlzeitengespräch erfordert eine individuelle und empathische Herangehensweise. Zunächst ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend, um den jeweiligen Umständen des Mitarbeiters gerecht zu werden und eine positive Atmosphäre zu schaffen. Durch die Berücksichtigung spezifischer Punkte im Vorfeld kann sichergestellt werden, dass das Gespräch konstruktiv geführt wird.

1. Analyse der Fehlzeiten: Ermitteln Sie Trends und spezifische Ursachen für die Abwesenheiten des Mitarbeiters, indem Sie die gesamte Fehlzeitenhistorie genau durchsehen. Dies ermöglicht ein tiefgehendes Verständnis der Situation und hilft Ihnen, im Fehlzeitengespräch gezielt darauf einzugehen.

2. Strukturierung des Gesprächs: Planen Sie die Themen und den Ablauf des Fehlzeitengesprächs im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl auf die Ursachen der Fehlzeiten als auch auf mögliche Lösungen und Unterstützungsangebote eingehen.

Folgen Sie dann dem hier aufgeführten Leitfaden und passen Sie diesen an Ihre Situation im Fehlzeitengespräch an:

1. Gesprächseröffnung

Begrüßung und Atmosphäre schaffen:

• Beginnen Sie das Fehlzeitengespräch mit einer freundlichen Begrüßung, um eine positive und offene Atmosphäre zu schaffen.
• Erklären Sie den Zweck des Gesprächs: Machen Sie deutlich, dass es darum geht, gemeinsam Lösungen zu finden und nicht um Schuldzuweisungen.

Rahmenbedingungen klären:

• Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter versteht, dass das Fehlzeitengespräch vertraulich behandelt wird.
• Bestätigen Sie, dass alle Informationen und Diskussionen mit Respekt und unter Beachtung der Privatsphäre behandelt werden.

2. Hauptteil des Fehlzeitengesprächs

Schilderung der Situation:

• Legen Sie die Fehlzeiten und deren Auswirkungen auf das Team und die Arbeitsergebnisse dar.
• Seien Sie spezifisch und faktenbasiert, vermeiden Sie emotionale Bewertungen.

Zuhören und verstehen:

• Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Sichtweise und Gründe für die Fehlzeiten zu erklären.
• Üben Sie aktives Zuhören: Nicken Sie, machen Sie sich Notizen und wiederholen Sie gelegentlich, was der Mitarbeiter sagt, um Verständnis zu signalisieren.

Ursachenforschung:

• Fragen Sie nach spezifischen Umständen, die zu den Fehlzeiten geführt haben könnten.
• Erkunden Sie, ob es arbeitsbedingte oder persönliche Gründe gibt und ob der Mitarbeiter Vorschläge zur Verbesserung seiner Situation hat.

3. Lösungsfindung

Unterstützung anbieten:

• Diskutieren Sie mögliche Unterstützungsmaßnahmen, wie zum Beispiel Anpassungen der Arbeitszeiten, zusätzliche Schulungen oder gesundheitliche Unterstützung.
• Zeigen Sie Bereitschaft im Fehlzeitengespräch, gemeinsam mit dem Mitarbeiter an einer Lösung zu arbeiten.

Maßnahmen und Ziele festlegen:

• Vereinbaren Sie konkrete, messbare Ziele, die der Mitarbeiter erreichen soll.
• Legen Sie fest, welche Schritte unternommen werden müssen, um die Anwesenheit zu verbessern und die Arbeitsleistung zu steigern.

4. Abschluss des Fehlzeitengesprächs

Zusammenfassung und Dokumentation:

• Fassen Sie die Hauptpunkte des Fehlzeitengesprächs zusammen und wiederholen Sie die vereinbarten Maßnahmen und Ziele.
• Stellen Sie sicher, dass beide Parteien ein klares Verständnis der nächsten Schritte haben.

Follow-up vereinbaren:

• Vereinbaren Sie ein Folgegespräch, um die Fortschritte zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Anpassungen vorzunehmen.
• Bedanken Sie sich beim Mitarbeiter für seine Offenheit und die Bereitschaft zur Mitarbeit.

Dieser Leitfaden bietet eine grundlegende Struktur, die Ihnen als Arbeitgeber hilft, Fehlzeitengespräche systematisch zu führen. Es ist jedoch entscheidend, dass Sie sich auch im Voraus auch damit auseinandersetzen, wie Sie sich genau angemessen verhalten. Ein empathisches Auftreten ist unerlässlich, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen und die Menschlichkeit im Gesprächsprozess zu wahren. Zeigen Sie Verständnis für die persönlichen Umstände des Mitarbeiters und erkennen Sie seine Würde an. Ein offenes Ohr und ein respektvoller Umgang fördern nicht nur die Bereitschaft des Angestellten, offen zu kommunizieren, sondern stärken auch das gegenseitige Vertrauen und die Lösungsfindung. Letztlich ist es diese menschliche Komponente, die den Erfolg der Fehlzeitengespräche und die Zufriedenheit aller Beteiligten wesentlich beeinflusst.

Fehlzeitengespräch Vorlage

Nutzen Sie nach der Vorbereitung mithilfe unseres Leitfadens auch unsere Vorlage eines Fehlzeitengespräch-Protokolls: Passen Sie dieses an oder erstellen Sie anhand dessen Ihr eigenes individuelles Dokument.

Mitarbeiter: [Name des Mitarbeiters]

Vorgesetzter/Personalverantwortlicher: [Name]

Betriebsratsmitglied (falls zutreffend): [Name]

Datum, Uhrzeit und Ort:

Datum: [Datum des Gesprächs]

Uhrzeit: [Uhrzeit des Gesprächs]

Ort: [Ort des Gesprächs]

1. Einleitung

• Begrüßung
• Ziel des Gesprächs
• Vertraulichkeitszusicherung

2. Überblick über die Fehlzeiten

• Präsentation der Daten
• Auswirkungen auf das Team

3. Ursachenforschung

• Mitarbeiter-Input
• Diskussion

4. Lösungsansätze und Unterstützungsmöglichkeiten

• Vorschläge des Vorgesetzten
• Diskussion von Unterstützungsoptionen

5. Zielvereinbarung und Maßnahmenplan

• Festlegung von Zielen
• Maßnahmenplan

6. Abschluss und Dokumentation

• Zusammenfassung
• Folgetermin
• Danksagung

7. Nachbereitung

• Dokumentation, Folgeaktivitäten

Tipps für das Führen Ihrer Fehlzeitengespräche

Das Führen von Fehlzeitengesprächen ist eine wichtige Fähigkeit für Führungskräfte, die weit über das bloße Adressieren von Abwesenheiten hinausgeht. Diese Gespräche bieten eine Gelegenheit, die Unternehmenskultur zu stärken, indem sie Vertrauen und Verständnis fördern und zeigen, dass das Unternehmen Wert auf das Wohlbefinden seiner Belegschaft legt.

Eine offene und unterstützende Kommunikation in diesen Fehlzeitengesprächen spiegelt eine Kultur wider, die Mitarbeiter ermutigt, offen über ihre Herausforderungen zu sprechen, und zeigt, dass der Arbeitgeber bereit ist, Lösungen zu finden, die allen zugutekommen. Mit diesen Tipps gelingt Ihnen das Führen von Fehlzeitengesprächen garantiert:

Einsatz von Kollaborationstools:

Moderne Kollaborationstools können verwendet werden, um regelmäßige Check-ins und Feedback-Sessions zu erleichtern. Diese Tools ermöglichen eine kontinuierliche Kommunikation und tragen dazu bei, Probleme frühzeitig zu erkennen und anzusprechen, bevor sie zu umfangreichen Fehlzeiten führen. Sie fördern eine Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens, indem sie den Mitarbeitern eine Plattform bieten, auf der sie ihre Bedenken und Herausforderungen in Echtzeit teilen können.

Flexible Arbeitsmodelle:

Diskutieren Sie im Fehlzeitengespräch flexible Arbeitsmodelle als mögliche Lösung für wiederkehrende Fehlzeiten. Dies kann Home-Office, flexible Arbeitszeiten oder eine Vier-Tage-Woche umfassen. Solche Modelle können die Work-Life-Balance verbessern und Stress reduzieren, was zu weniger krankheitsbedingten Ausfällen führt. Sie signalisieren auch, dass das Unternehmen die individuellen Bedürfnisse seiner Mitarbeiter ernst nimmt und bereit ist, moderne Lösungen zu implementieren.

Gesundheits- und Wellnessprogramme:

Bieten Sie in Fehlzeitengesprächen spezifische Programme an, die das physische und psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern. Dazu gehören Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Wellness-Apps, die Zugang zu Meditation und Yoga bieten, oder sogar vor Ort angebotene Gesundheitschecks. Solche Programme zeigen, dass das Unternehmen in die Gesundheit seiner Mitarbeiter investiert und aktiv deren Wohlergehen unterstützt.

Schulungen für emotionale Intelligenz und Konfliktmanagement:

Investieren Sie in Schulungen, die Führungskräfte in emotionaler Intelligenz und Konfliktmanagement fortbilden. Diese Fähigkeiten sind entscheidend, um empfindliche Fehlzeitengespräche zu führen. Manager und Teamleads, die darin geschult sind, empathisch zu kommunizieren und Konflikte konstruktiv zu lösen, können besser auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingehen und so das Gesamtklima und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Durch die Kombination dieser modernen Tools und Ansätze adressieren Sie in Ihren Fehlzeitengesprächen nicht nur aktuelle Probleme. Sie tragen auch langfristig zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und zur Förderung eines unterstützenden Arbeitsklimas bei.

Key Takeaways

• Ein Fehlzeitengespräch ist ein Meeting zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten, um dessen Abwesenheiten zu diskutieren.
• Der Betriebsrat spielt eine unterstützende Rolle bei Fehlzeitengesprächen, indem er die Rechte der Arbeitnehmer schützt.
• Halten Sie bei Ausspruch einer Kündigung alle rechtlichen Schritte ein, einschließlich der Dokumentation und eventueller Abmahnungen.
• Unser effektiver Leitfaden für Fehlzeitengespräche bietet eine strukturierte Herangehensweise, um das Gespräch korrekt zu gestalten.
• Nutzen Sie unsere Fehlzeitengespräch-Protokoll-Vorlage und passen Sie diese an Ihre Situation an.
• Besprechen Sie moderne Ansätze wie flexible Arbeitsmodelle und gesundheitsfördernde Maßnahmen, um stets die Mitarbeiterzufriedenheit im Blick zu behalten.