Onboarding-Tools

Was sind Onboarding-Tools?

Onboarding-Tools sind spezialisierte Hilfsmittel, die den Onboarding-Prozess für neuer Mitarbeiter in Ihrer Organisation unterstützen und optimieren. Diese Softwares zielen darauf ab, die Integration der Kollegen in das Unternehmen zu erleichtern und zu beschleunigen. Sie spielen eine Schlüsselrolle, um neue Teammitglieder schnell mit der Unternehmenskultur, den Arbeitsprozessen und den Kollegen vertraut zu machen, was wesentlich zur Steigerung ihrer Produktivität beiträgt.

Diese Onboarding-Tools können individuell an die spezifischen Anforderungen und den Stil eines Unternehmens angepasst werden, um eine nahtlose und effektive Einarbeitung zu gewährleisten. Onboarding-Software ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich durch E-Learnings, instruktive Videos und regelmäßige Updates über das Unternehmen zu informieren. Darüber hinaus können diese Tools auch für die Automatisierung von administrativen Aufgaben eingesetzt werden, wie das Verarbeiten von Mitarbeiterdaten oder das Sammeln von Feedback. So verringern Sie den bürokratischen Aufwand und fördern eine effizientere Arbeitsweise.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Onboarding-Tools ist die Förderung der Interaktion und Kommunikation zwischen neuen Mitarbeitern, ihren Managern, Kollegen und dem HR-Team. Durch die Bereitstellung von Plattformen für den Austausch und die Zusammenarbeit unterstützen diese nicht nur die fachliche, sondern auch die soziale Eingliederung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen.

Letztlich sind Onboarding-Tools entscheidend für eine positive erste Erfahrung neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Eine sorgfältige Auswahl und Implementierung dieser Tools trägt maßgeblich dazu bei, ein einladendes und unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Dies führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation und hilft dabei, talentiertes Personal langfristig im Unternehmen zu halten. Sie sind daher eine wertvolle Investition für jedes Unternehmen, das seine Onboarding-Prozesse optimieren und die Mitarbeiterbindung stärken möchte.

Vorteile von Onboarding-Tools

Onboarding-Tools verbessern den Einarbeitungsprozess, indem sie eine schnelle Integration in die Unternehmenskultur und -abläufe ermöglichen und den Kontakt zu Kollegen erleichtern. Sie automatisieren Verwaltungsaufgaben, sparen Zeit und vermeiden Fehler. Diese Tools sorgen für eine einheitliche Erfahrung für alle Neulinge, steigern die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit und machen den Onboarding-Prozess insgesamt effizienter.

Vorteile von Onboarding-Tools für HR

Doch was sind die Vorteile von Onboarding-Tools für Ihre HR-Abteilung denn nun genau?

• Effizienzsteigerung: Onboarding-Tools automatisieren viele der zeitaufwendigen administrativen Aufgaben, wie das Erfassen von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Dokumenten und die Durchführung von Einarbeitungsplänen. Dadurch kann sich das HR-Team auf strategischere und wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren.
• Standardisierung des Prozesses: Diese Tools gewährleisten einen konsistenten Onboarding-Prozess für alle neuen Mitarbeiter. Sie helfen dabei, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter dieselben Informationen und Ressourcen erhält, was die Qualität und Fairness des Programms verbessert.
• Datenverwaltung und -analyse: Onboarding-Tools erleichtern die Erfassung und Analyse von Daten bezüglich des Onboarding-Prozesses. HR kann diese Daten nutzen, um Trends zu identifizieren, Bereiche für Verbesserungen zu erkennen und den ROI des Onboarding-Prozesses zu messen.
• Verbesserung der Compliance: Sie helfen dabei, gesetzliche und regulatorische Anforderungen einfacher zu erfüllen, indem sie sicherstellen, dass alle notwendigen Formulare und Dokumente korrekt ausgefüllt und gespeichert werden.
• Bessere Mitarbeitererfahrungen: Durch die Bereitstellung eines reibungslosen und ansprechenden Onboarding-Erlebnisses tragen diese Tools dazu bei, das Image des HR-Teams und des Unternehmens insgesamt zu verbessern.
• Förderung der Mitarbeiterbindung: Ein gut durchgeführtes Onboarding reduziert die Fluktuation und steigert die Mitarbeiterbindung, was langfristig zur Reduzierung der Rekrutierungskosten beiträgt.

Vorteile von Onboarding-Software für Mitarbeiter

Und wie schon erwähnt, haben Onboarding-Softwares auch entscheidende Vorteile für Ihre Mitarbeiter – mit deren Hilfe überzeugt Ihr Onboarding-Plan bestimmt:

• Schnellere und klarere Orientierung: Durch digitales Onboarding können sich neue Mitarbeiter schneller in das Unternehmen einfinden. Sie erhalten klare Anleitungen und Zugang zu allen notwendigen Informationen, um ihre neue Rolle effektiv zu erfüllen.
• Erhöhtes Engagement: Interaktive und ansprechende Onboarding-Tools steigern das Engagement und das Interesse. Neulinge fühlen sich wertgeschätzt und motiviert, was zu einer gesteigerten Arbeitszufriedenheit beiträgt.
• Bessere Vernetzung im Unternehmen: Onboarding-Tools fördern die soziale Integration, indem sie neue Mitarbeiter mit Kollegen und Teams verbinden. Dies erleichtert den Aufbau von Netzwerken und Beziehungen im Unternehmen.
• Selbstgesteuertes Lernen: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und sich weiterzubilden. E-Learning-Module und andere Ressourcen ermöglichen eine flexible und individuelle Einarbeitung.
• Stressreduktion: Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess kann die Unsicherheit und den Stress, der mit einem neuen Arbeitsplatz einhergehen, erheblich reduzieren. Mitarbeiter wissen genau, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihre Aufgaben erfüllen können.
• Langfristige Karriereentwicklung: Onboarding-Tools können Informationen und Ressourcen zur langfristigen Karriereentwicklung bieten, was den Mitarbeitern hilft, ihre persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen.

Arten von Onboarding-Tools

Es gibt verschiedene Arten von Onboarding-Tools, aber wie wissen Sie, welches Tool am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Hier lernen Sie jede Art von Software kennen, die zum Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beitragen könnte.

• Online Onboarding-Portale: Diese zentralen Plattformen bieten neuen Mitarbeitern Zugang zu allen erforderlichen Informationen und Ressourcen für das Onboarding, einschließlich Online-Trainingsmodulen, Richtliniendokumenten, FAQs und anderen relevanten Ressourcen.
• E-Signatur-Software: Diese Onboarding-Tools ermöglichen es neuen Mitarbeitern, wichtige Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, was den Bedarf an physischem Papierkram reduziert und den Prozess beschleunigt.
• Videokonferenz-Software: Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet werden verwendet, um virtuelle Orientierungssitzungen abzuhalten, sich mit HR-Mitarbeitern zu treffen und sich mit Kollegen zu vernetzen.
• Automatisierte Workflows: Diese Technologien automatisieren Geschäftsprozesse und Aufgaben, wie Zugänge, Genehmigungen, Benachrichtigungen und Datenflüsse, und tragen so zur Effizienzsteigerung bei.
• Single Sign-On (SSO) Lösungen: SSO vereinfacht den Anmeldeprozess für neue Mitarbeiter, sodass sie mit einem einzigen Anmeldesatz auf alle erforderlichen Anwendungen zugreifen können.
• Identity und Access Management (IAM) Plattformen: Diese Plattformen verwalten den Zugang zu Unternehmenssystemen und Anwendungen und stellen sicher, dass neue Mitarbeiter den notwendigen Zugang zu ihren Aufgaben haben.
• Digitale Feedback-Tools: Diese ermöglichen es neuen Mitarbeitern, Feedback zu ihrem Onboarding-Erlebnis zu geben, einschließlich der Inhalte und des Formats der Trainingsmodule und der Gesamteffektivität des Onboarding-Prozesses.

Alle diese Onboarding-Tools spielen eine wichtige Rolle bei der Vereinfachung des Onboarding-Prozesses, indem sie eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter sicherstellen und sie auf den Erfolg in ihrer neuen Rolle vorbereiten​.

Onboarding-Software Vergleich

Wir verstehen, dass Sie jetzt natürlich schnell mit dem Einsatz von Onboarding-Tools beginnen möchten, aber warten Sie noch einen Moment. Wir haben Ihnen für jede Art von Onboarding Software zwei Favoriten zum Vergleich aufgelistet:

• Online Onboarding-Portale: BambooHR: Ein benutzerfreundliches Onboarding-Portal mit umfassenden HR-Funktionen. Oder WorkBright: Bietet digitale Onboarding-Formulare und eine mobile App für neue Mitarbeiter.
• E-Signatur-Software: DocuSign: Eine führende E-Signatur-Lösung für elektronische Unterzeichnung von Dokumenten. Oder Adobe Sign: Ermöglicht die elektronische Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten.
• Videokonferenz-Software: Zoom: Eine weit verbreitete Plattform für Videokonferenzen und virtuelle Orientierungen. Oder Microsoft Teams: Bietet Videokonferenz- und Zusammenarbeitstools für das Onboarding.
• Automatisierte Workflows: Monday.com: Eine Plattform für die Automatisierung von Workflows und Aufgabenverwaltung. Oder Trello: Ermöglicht die Erstellung von Arbeitsabläufen und To-do-Listen.
• Single Sign-On (SSO) Lösungen: Okta: Eine führende SSO-Lösung für sicheren Anmeldezugriff auf Anwendungen. Oder OneLogin: Bietet SSO und Identitätsmanagement für Unternehmen.
• Identity and Access Management (IAM) Plattformen: Microsoft Azure Active Directory: Eine umfassende IAM-Lösung von Microsoft. Oder Ping Identity: Spezialisiert auf Identitäts- und Zugangsmanagement.
• Digitale Feedback-Tools: SurveyMonkey: Eine beliebte Plattform zur Erstellung und Auswertung von Umfragen. Oder Qualtrics EmployeeXM: Spezialisiert auf Mitarbeiterfeedback und -umfragen.

Alle diese Onboarding-Tools sind gut etabliert und werden von vielen Unternehmen für ihr Onboarding genutzt. Ihre Auswahl sollte basierend auf den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer eingestellten Kandidaten erfolgen.

Key Takeaways

• Onboarding-Tools sind Softwares, die den Prozess der Einführung und Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen zu erleichtern und optimieren.
• Die Verwendung von Onboarding-Tools verbessert den Einarbeitungsprozess und steigert die Effizienz, was letztendlich zu höherer Zufriedenheit führt.
• Onboarding-Tools verwalten Dokumente, vereinfachen Kommunikation und bieten zum Beispiel Schulungen an.